Communiquer et collaborer à distance, pour plus de productivité

Peut-on encore parler de mode collaboratif ? Ou vaut-il mieux parler de mode productif ? Il y a, manifestement, une corrélation entre communication, collaboration et productivité.

D’un simple clic, le nouveau DropBox permet désormais de créer des fichiers Microsoft Office, de transférer des photos et de numériser des documents directement sur iPhone. Peut-on, pour autant, le présenter comme un nouvel outil collaboratif ?

La question renvoie à une autre interrogation : qu’est-ce qu’un outil collaboratif ? DropBox, simple outil de stockage à ses débuts, est en train de devenir un outil incontournable pour le travail en équipe dans l’entreprise. Un outil qui simplifie la création, le partage et la collaboration dans un espace central. Toujours sur smartphone, il est possible de faire de DropBox un véritable scanner mobile pour numériser tout type de document -les notes sur un paperboard, un croquis sur une nappe ou une carte de visite. Mis en mémoire dans DropBox, il est possible de les retrouver facilement et, aussi, les partager.

Plus efficacement ensemble

Peut-on encore parler de mode collaboratif ? Ou vaut-il mieux parler de mode productif ? Selon Google, 73% des sondés affirment que leur organisation serait plus efficace -plus productive, donc- si les employés pouvaient travailler de manière plus flexible et plus collaborative. Quant aux changements qui auraient le plus d’impact sur la rentabilité globale de leur organisation, 56% des répondants ont classé comme facteur principal une mesure liée à la collaboration. 20% déclarent que la planification et la prise de décision tireraient le meilleur avantage du travail collaboratif. La gestion de projets, la résolution de problèmes et la centralisation des informations figurent aussi en bonne position. Bref, il y a une vraie volonté de travailler plus efficacement ensemble, en se reposant sur l’intelligence collective et sans contraintes géographiques.

De son côté, une étude l’Aberdeen Group sur les communications de nouvelle génération révèle une corrélation entre communication, collaboration et meilleures performances. Les bénéfices, là aussi, sont nombreux : fidélisation de clients plus de deux fois plus importante, gains de productivité jusqu’à sept fois plus élevés, efficacité opérationnelle jusqu’à deux fois plus marquée, etc.

Mais le travail collaboratif ne doit pas se limiter aux seules équipes internes. Des relations étroites entre acheteurs et vendeurs favorisent également un engagement plus fort et une confiance entre les deux parties. Les entreprises disposent d’un avantage clé : la capacité à pouvoir personnaliser leur offre en s’adaptant aux besoins des clients. Dans le cas des petites entreprises, dont les clients et collaborateurs sont souvent éloignés les uns des autres, le travail d’équipe est plus complexe que dans un environnement de bureau où les réunions et discussions informelles sont très courantes.

Les outils sont là…

Il s’agit là d’un défi supplémentaire, mais avec quelques bénéfices. Une étude du MIT souligne, en effet, que les équipes travaillant à distance sont souvent plus productives que celles regroupées sur site. Le rapport pointe notamment que le principal facteur de succès pour ces collaborateurs, est celui de disposer de processus permettant à chacun de contribuer activement aux tâches de l’équipe.

Les outils sont là : appels vidéo, messagerie instantanée… A titre d’exemple, si un patron de TPE organise une réunion avec ses collaborateurs, la messagerie instantanée se révèle essentielle pour adresser des messages ciblés à certains collaborateurs ou pour des échanges entre les participants sans interrompre une présentation.

Plus encore, la visioconférence est un moyen simple de communication, quelle que soit sa localisation. De nombreux outils de visioconférence proposent, par exemple, le partage d’écran et la modification de documents en ligne pendant un appel vidéo : les participants peuvent ainsi travailler efficacement sur des documents partagés. Mieux : ils ont accès aux mêmes données, pour une meilleure compréhension et une collaboration enrichie.

Ne plus être tributaire des limites

Le partage de fichiers vient compléter ce panel de fonctions collaboratives. Certains logiciels permettent d’ailleurs d’avoir recours au glisser/déposer et au copier/coller, et d’utiliser le stockage dans le cloud pour y copier des fichiers et en assurer le transfert. Une parfaite alternative pour ne plus être tributaire des limites en taille imposées par les serveurs de messagerie.

Les solutions doivent se décliner en une version mobile pour permettre aux utilisateurs de facilement prendre part à une réunion ou visioconférence lors de leurs déplacements. Les affaires se mènent aujourd’hui 24h/24, 7j/7, et vous ne savez pas toujours quand vous aurez besoin de vous connecter. La flexibilité qu’offre une application mobile améliore la capacité des groupes de travail à collaborer en toutes circonstances.