Des rapports fragmentés aux tableaux de bord en temps réel

Pour ODTH First Class Logistics, il est essentiel que les performances opérationnelles et les informations financières soient alignées. La PME logistique belge a investi dans une infrastructure de données centralisée basée sur SAP Business Data Cloud.

« Nous avons toujours disposé de données précieuses, mais elles étaient dispersées dans différents systèmes et trop peu exploitées, explique Nicolas Heymans, CFO, ODTH First Class Logistics.  Aujourd’hui, nous pouvons combiner ces données et en tirer de véritables enseignements. »

Le défi ? Une nouvelle approche. ODTH, qui compte 140 employés, quatre sites et plus de 150 000 m² d’espace d’entreposage, a débuté en tant que partenaire logistique pour un nombre limité de clients. La PME s’est rapidement développée. Aujourd’hui, elle compte plus de soixante clients dans des secteurs variés.

Mieux évaluer la performance de chaque site

Cette croissance s’est également accompagnée d’une plus grande complexité. Sur le plan financier, l’entreprise a longtemps fonctionné avec un seul centre de profit où tout était regroupé. Mais à mesure que l’organisation grandissait, ODTH souhaitait pouvoir mieux évaluer les performances de chaque site, de chaque activité et même de chaque client.

Le reporting était effectué lorsque quelqu’un en avait le temps ! Cela demandait beaucoup d’efforts manuels… et n’était donc pas toujours fait ! Ce qui empêchait le CEO de pouvoir suivre quotidiennement l’évolution des opérations et des résultats financiers.

Une plateforme de données unique comme fondement

ODTH a investi dans une infrastructure de données centralisée avec SAP Business Data Cloud. Au sein de cet environnement, SAP Datasphere est utilisé pour modéliser et harmoniser les données provenant de différents systèmes, tandis que SAP Analytics Cloud se charge des tableaux de bord et du reporting.

Selon Koen Vanderwegen, Managing Partner, Flexso, partenaire de mise en œuvre, la simplicité a joué un rôle important dans ce projet. « Pour une PME comme ODTH, il est important de garder le paysage technologique gérable. En restant au sein d’une seule pile SAP, on évite une complexité supplémentaire et on peut produire des résultats plus rapidement. »

Timing du projet : des résultats en trois mois

Cette approche a effectivement permis une mise en œuvre relativement rapide. La première phase a été réalisée en environ trois mois. Cela leur a permis de démontrer rapidement la valeur ajoutée du système, qui a ensuite été rapidement étendu.

Selon le CFO, le défi ne résidait pas tant dans la technologie elle-même que dans la gouvernance des données : définir des normes et s’assurer que tout le monde interprète les chiffres de la même manière.

Cela s’est parfois avéré étonnamment complexe. « Prenons quelque chose d’aussi simple que le chiffre d’affaires journalier, explique Nicolas. Heymans. Faut-il compter en jours calendaires ou en jours ouvrés ? Chacun a ses propres raisons logiques, mais il faut choisir une seule définition. Ce n’est qu’une fois que l’on s’est mis d’accord là-dessus que l’on peut établir des rapports fiables. »

Le résultat : des informations quotidiennes

La nouvelle couche de données permet de combiner quotidiennement les données opérationnelles et financières. La direction obtient ainsi beaucoup plus rapidement une vue d’ensemble des performances par client, activité ou site. Cela signifie que les problèmes ou les écarts peuvent être détectés et traités beaucoup plus rapidement.

Les superviseurs de l’entrepôt disposent désormais d’une visibilité quotidienne sur les volumes, l’affectation du personnel et les performances. Ces informations sont utiles à tous les niveaux, de la tarification à la planification.

Ainsi, ODTH peut désormais estimer très clairement les effectifs nécessaires pour un client ou une activité. Cela permet d’améliorer plus facilement les processus ou d’examiner avec les clients comment optimiser l’efficacité.

De plus, cette nouvelle approche facilite la gestion des marges. « Nous essayons de rendre les résultats très concrets, continue Nicolas Heymans. Par exemple, en calculant combien d’euros par minute rapporte une activité donnée. Cela permet de voir immédiatement où nous pouvons avoir le plus d’impact. »

Enfin, cette nouvelle approche élimine en grande partie les discussions sur les chiffres. « Avant, chacun avait ses propres rapports et feuilles de calcul, explique Bart Weymans, Chief Innovation Officer. La discussion portait alors d’abord sur les chiffres eux-mêmes. Aujourd’hui, nous disposons d’un modèle unique et nous parlons surtout des décisions à prendre. Nous pouvons ainsi agir plus rapidement, mieux planifier et optimiser nos marges. »