Accélération des processus d’appel d’offres jusqu’à 30 %

Inetum propose une solution d’IA pour une analyse plus rapide et plus objective des appels d’offres. La solution, développée en Belgique, est aujourd’hui expérimentée chez Est Ensemble, un établissement public territorial du Grand Paris.

Les appels d’offres, procédures par lesquelles les entreprises se portent candidates à la prestation d’un service ou d’un produit, exigent aujourd’hui beaucoup de temps de la part des fonctionnaires. Chaque dossier doit être complet, correct et terminé à temps. Inetum a développé une solution qui facilite ce travail de vérification. L’outil analyse automatiquement les dossiers et donne aux fonctionnaires plus d’espace pour prendre des décisions réfléchies.

« À l’origine, nous avons développé cet outil pour un projet en France. Après avoir discuté avec Het Facilitair Bedrijf, qui soutient les services publics flamands, nous avons vu des possibilités de commercialiser le produit en Belgique également, explique Steven Peirsman, Business Unit Leader Data & AI chez Inetum. Nous avons alors décidé de développer davantage le concept et de le transformer en une solution concrète. »

Trois fonctions intelligentes pour gagner du temps

A partir de la plateforme Azure OpenAI, Inetum a développé un outil de gestion des appels d’offres prêt à l’emploi. Cet outil comporte trois fonctions qui simplifient et accélèrent le processus d’appel d’offres : concrètement, les collaborateurs gagnent environ 30 % de temps par dossier.

Tout d’abord, l’IA vérifie si un candidat remplit toutes les conditions et si le dossier d’appel d’offres soumis est complet. L’outil vérifie automatiquement si les attestations, certificats, déclarations et documents d’assurance nécessaires sont effectivement réunis et valides.

L’outil évalue ensuite le contenu de chaque dossier de manière objective et structurée. Il compare les réponses des candidats aux exigences du dossier technique et administratif. Pour chaque exigence, l’IA extrait du dossier le fragment approprié et lui attribue une note, sur une échelle de 1 à 10.

L’outil peut également comparer les dossiers entre eux. Pour chaque exigence, il met automatiquement en évidence les différences entre les candidats. Cela permet ainsi aux collaborateurs d’avoir une vision plus rapide des forces et des faiblesses de chaque candidature. Toutefois, cette solution d’IA ne remplace pas les fonctionnaires. Elle leur apporte un soutien afin qu’ils puissent mieux consacrer leur temps à des tâches substantielles ayant plus d’impact.

Est Ensemble expérimente l’outil dans la pratique

Est Ensemble, un établissement public territorial du Grand Paris qui rassemble 9 communes du nord-est francilien, est le premier client à déployer l’outil d’Inetum. Depuis 2010, ces municipalités travaillent ensemble sur des projets qui font avancer la région : du développement urbain et de la gestion de l’environnement au logement et à la croissance économique. Est Ensemble cherchait un moyen de déployer l’IA générative dans les appels d’offres.

« Avec cet outil, les collaborateurs ne doivent plus se concentrer sur des tâches répétitives qui prennent beaucoup de temps mais rapportent peu, explique Thierry Moisson-Bonnevie, CIO, Est Ensemble. Chaque dossier passe désormais par les mêmes étapes, avec la même précision, du début à la fin. Cela garantit une évaluation juste et cohérente. Avec le soutien d’Inetum, nous rendons nos services plus rapides et plus accessibles à la fois. »

Avec ce projet, nous progressons considérablement vers des services publics modernes et accessibles pour les citoyens, les fonctionnaires et les partenaires, conclut Steven Peirsman. « Entre-temps, l’outil a fait l’objet de plusieurs procédures d’appel d’offres et de discussions avec d’autres clients. Les réactions sont très positives, principalement en raison des gains d’efficacité. Et ce n’est qu’un début. D’autres collectivités locales, en dehors de Paris, peuvent également bénéficier de cette approche… »