Chaque année, plus de 70 000 factures transitent par le Cirque du Soleil, sans interruption

Chaque tournée du Cirque du Soleil fonctionne comme un centre de profit mobile. Avec sa propre gestion. Aux commandes, SAP a développé Genato, un agent IA multilingue qui travaille désormais en étroite collaboration avec l’équipe Comptabilité fournisseurs.

Des artistes défiant les lois de la gravité, des costumes à couper le souffle, une musique envoûtante et des moments qui semblent presque irréels. Mais derrière chaque représentation se cache une réalité tout aussi remarquable : une organisation commerciale mondiale d’une grande complexité.

Le Cirque du Soleil a réinventé les arts du cirque. L’entreprise est devenue un chef de file mondial du spectacle vivant, se produisant devant plus de 365 millions de spectateurs dans 90 pays. Aujourd’hui, ce sont 38 spectacles dans des villes du monde entier, avec le soutien de plus de 4 000 artistes et techniciens originaires de plus de 80 pays.

Chaque tournée fonctionne comme un centre de profit mobile. Une production peut être présentée à Mexico, puis à Londres, puis à Bruxelles. Chacune implique de nouvelles sociétés, de nouveaux employés, de nouveaux actifs, de nouvelles obligations fiscales, de nouvelles réglementations locales. Sans compter des artistes de dizaines de nationalités.

Les factures, premier sujet des échanges avec les fournisseurs

Comme l’explique Philippe Lalumière, Vice President, Information Technology, Cirque du Soleil, « on sous-estime la complexité de la gestion d’un cirque ! »

C’est particulièrement vrai pour le service comptabilité fournisseurs de l’entreprise. Chaque année, plus de 70 000 factures transitent par le Cirque du Soleil, sans interruption, 24 h/24 et 7 j/7. Environ 40 % des demandes des fournisseurs concernent le statut des factures. Répondre à ces questions était loin d’être simple. Les spécialistes de la comptabilité fournisseurs devaient effectuer des recherches dans différents systèmes, consulter l’historique des factures, comprendre le statut des paiements, déterminer les causes des retards et répondre manuellement.

Ce travail était répétitif, chronophage et épuisant. « D’un point de vue moral, recevoir des courriels de fournisseurs, parfois un peu impolis car ils demandent : ‘Quand allons-nous être payés ?’, ce n’est pas une partie de plaisir », explique Philippe Lalumière.

Trouver le bon problème à résoudre : l’IA en action

Client SAP depuis plus de 25 ans, le Cirque du Soleil sait parfaitement tirer parti de la technologie pour gérer ses opérations, mais aussi pour les réinventer.

Pionnier et leader de la transformation numérique, le Cirque du Soleil a été sollicité par SAP AppHaus. Pour répondre à une question : comment la technologie d’IA générative de SAP pourrait-elle améliorer ses processus métier ?

La réponse a émergé d’ateliers collaboratifs réunissant SAP, l’équipe informatique du Cirque du Soleil et les utilisateurs de ses différents services. La comptabilité fournisseurs s’est rapidement imposée comme la solution prioritaire en raison de sa structure allégée, du volume important d’interactions et de son potentiel d’automatisation évident. Ce choix s’inscrivait dans l’évolution globale de l’entreprise. Soit l’automatisation de la comptabilité fournisseurs est l’un des cas d’usage de l’IA les plus répandus, tous secteurs confondus.

Forts de cette opportunité, le Cirque du Soleil et SAP sont passés de la conception à la réalisation, développant une solution basée sur l’IA qui a automatisé les processus de comptabilité fournisseurs et amélioré la réactivité.

L’IA entre en scène : de la vision à la réalité

Les ateliers ont débouché sur bien plus qu’un simple projet d’automatisation. Ils ont donné naissance à Genato, un agent IA multilingue qui travaille désormais en étroite collaboration avec l’équipe Comptabilité fournisseurs.

Cet agent polyglotte analyse la boîte de réception Comptabilité fournisseurs. Il en déduit le sentiment, identifie l’urgence, extrait les numéros de facture des messages et des pièces jointes. Et e connecte aux données SAP pour connaître le statut des factures. Dans la foulée, il rédige une réponse pour validation humaine. S’il ne trouve pas une facture ou ne parvient pas à résoudre une demande, il signale le problème.

« Au départ, nous étions préoccupés par la fiabilité des réponses de l’agent, explique Philippe Lalumière. Mais l’équipe s’est vite rendu compte que les informations fournies par Genato étaient d’une grande précision. »

Grâce à Genato et à l’équipe Comptabilité fournisseurs, le Cirque du Soleil bénéficie désormais d’un service plus efficace auprès de son vaste réseau mondial de fournisseurs.

Philippe Lalumière est toutefois catégorique : « L’IA est certes un outil très puissant, mais ce n’est pas de la magie. L’intégrer à nos processus ne résoudra pas tous nos problèmes. Cela demande du travail. »

L’impact a été quasi immédiat

Ce travail comprenait la conception de connecteurs adaptés et leur intégration aux systèmes SAP et de comptabilité fournisseurs de l’entreprise via la plateforme SAP Business AI. Cette infrastructure d’IA d’entreprise permet de fédérer les capacités et les technologies (telles que SAP Business Data Cloud, les solutions de gestion de la transformation métier et SAP Business AI), unifiant ainsi l’IA, les données, le contexte des processus et la gouvernance.

Les clients peuvent ainsi concevoir, intégrer, déployer et exploiter une IA à fort impact commercial, tout en garantissant la pérennité et la rentabilité de la solution.

L’impact a été quasi immédiat. L’IA générative a commencé à prioriser les demandes urgentes des fournisseurs, à récupérer les informations des factures, à rédiger les réponses et à traduire automatiquement les communications, générant des améliorations mesurables au sein du service comptabilité fournisseurs.

Les résultats ? Une amélioration de 97,92 % dans le traitement des demandes prioritaires, une réduction de 25 % du retard dans les commandes fournisseurs et une réduction de 25 % des délais de réponse aux demandes non-urgentes !

Qui plus est, l’impact sur les employés est considérable. En allégeant la charge de travail de l’équipe des recherches répétitives et du suivi parfois émotionnel des fournisseurs, Genato est devenu bien plus qu’un simple outil. « Nous utilisons désormais Genato comme un outil de travail essentiel. »