Pas question de bloquer les investissements au nom de l’urgence budgétaire. Crise ou pas, il faudra investir… intelligemment, invite Gartner.

Urgence budgétaire ? Vraiment, vous êtes sûr ? Maintenant que le travail à distance s’est imposé, comment considérez-vous la sécurité des données, leur stockage et vos VPN ? La question de Gartner dérange. Alors que la crise va créer une pression sans précédent sur les finances, au moment même où l’on nous demande de faire plus avec moins, il faudra non seulement maintenir les infrastructures, mais sans doute aussi les renforcer sinon les renouveler.

C’est le dilemme du moment. A entendre Gartner, l’urgence budgétaire ne fait qu’accroître la nécessité d’évaluer les initiatives de coûts de manière stratégique. Pour Cesar Lozada, Principal Analyst, Gartner, les décisions à court terme ne devront pas compromettre la capacité de l’organisation à survivre à la crise et à protéger ce dont elle a besoin pour stimuler la reprise.

«Le danger serait que les investissements aillent simplement à ceux qui crient le plus fort… Les organisations ont besoin d’un cadre commun pour évaluer les propositions de coûts à travers une gamme de facteurs clés, tels que l’impact sur l’entreprise, le risque et le niveau d’investissement requis.»

Hiérarchisez vos initiatives de coûts par résultat métier

Première mesure, déléguer ce cadre objectif aux subordonnés directs. Ce faisant, il est possible, pour les dirigeants, d’obtenir l’adhésion et l’élan autour d’une approche à l’échelle de l’entreprise. Les décisions qui en résultent sont pragmatiques et axées sur les activités. Ce qui facilite la décision des initiatives à démarrer immédiatement et celles à retarder ou à suspendre.

«Se concentrer sur les résultats commerciaux laisse moins de place aux marchandages sur les réductions de coûts. Cela réduit le risque que les investissements soient simplement transférés à ceux qui crient le plus fort», estime Cesar Lozada.

Ensuite, évaluer les avantages et les risques des propositions de coûts. Les organisations évaluent généralement les propositions de coûts presque exclusivement en fonction de leur potentiel d’économies,. Rarement, en effet, elles tiennent compte des effets que ces économies de coûts proposées peuvent avoir sur l’entreprise. L’optimisation des coûts doit être soutenue et durable. L’objectif est de maintenir les opérations en cours tout en trouvant des opportunités de dépenser moins ou d’être plus efficaces.

Reporter un projet peut coûter cher

Les ressources libérées par ces économies peuvent ensuite être affectées à des activités qui stimulent directement la continuité des activités, la croissance, l’investissement ou l’innovation. En effet, les opérations d’une entreprise ne devraient subir aucun dommage lors d’une optimisation durable.

«En réalité, toutes les initiatives de coûts ne valent pas le temps, les efforts ou les investissements qu’elles prennent. Beaucoup comportent des risques qui ne sont pas pris en compte», explique Sanil Solanki, Vice-President Director, Gartner.

Les options d’optimisation des coûts offrant le plus grand avantage potentiel nécessitent souvent des investissements supplémentaires, prennent plus de temps et comportent plus de risques. «Ce qui peut sembler une coupe relativement simple -comme reporter un projet planifié- a des conséquences commerciales et des risques qui doivent être pris en compte et socialisés. Les dirigeants doivent travailler de concert avec leurs pairs pour évaluer ces risques et effets.»

Le cadre décisionnel de Gartner pour hiérarchiser les initiatives d’optimisation des coûts tient compte non seulement des avantages potentiels (en termes d’économies de trésorerie), mais aussi de l’impact sur l’entreprise, les délais, le degré de risque organisationnel et technique et l’investissement requis.

L’objectif est une prise de décision de qualité. «Le cadre de décision permet aux dirigeants de choisir les meilleures idées, au lieu de se concentrer uniquement sur celles qui viennent à l’esprit en premier», explique Sanil Solanki.

Entre urgence budgétaire et valeur durable

Bien qu’un cadre de décision ne soit qu’une étape importante du processus d’optimisation des coûts, il fournit un prisme partagé permettant d’évaluer les idées de coûts entre les fonctions. Envisagez de regrouper les initiatives et de les mapper à une grille. C’est le meilleur moyen pour visualiser facilement l’effort requis et les avantages relatifs de chaque initiative, conseille encore Gartner. Cela permettra aux équipes interfonctionnelles de voir plus facilement les compromis stratégiques et organisationnels des différentes options.

Il s’agit donc de nuancer l’urgence budgétaire. Une approche programmatique peut montrer que les options d’optimisation des coûts présentant le plus grand avantage potentiel nécessitent souvent des investissements supplémentaires. Elles prennent aussi plus de temps. Et comportent plus de risques que les réductions de coûts à faible coût. Car si ces dernières sont faciles à mettre en œuvre, elles ne produisant pas de valeur durable.