Elk jaar worden er bij Cirque du Soleil meer dan 70.000 facturen verwerkt, zonder onderbreking

Elke tournee van Cirque du Soleil functioneert als een mobiel winstcentrum. Met een eigen beheer. SAP heeft hiervoor Genato ontwikkeld, een meertalige AI-agent die nu nauw samenwerkt met het team Crediteurenadministratie.

Artiesten die de wetten van de zwaartekracht tarten, adembenemende kostuums, betoverende muziek en momenten die bijna onwerkelijk lijken. Maar achter elke voorstelling schuilt een even opmerkelijke realiteit: een uiterst complexe wereldwijde commerciële organisatie.

Cirque du Soleil heeft de circuskunsten opnieuw uitgevonden en is uitgegroeid tot een wereldleider op het gebied van podiumkunsten, met optredens voor meer dan 365 miljoen toeschouwers in 90 landen. Vandaag de dag biedt de organisatie 38 voorstellingen aan in steden over de hele wereld, met de steun van meer dan 4.000 artiesten en technici uit meer dan 80 landen.

Elke tournee functioneert als een mobiel winstcentrum. Een productie kan eerst in Mexico-Stad worden opgevoerd, daarna in Londen en vervolgens in Brussel, waarbij telkens weer nieuwe bedrijven, nieuwe medewerkers, nieuwe activa, nieuwe fiscale verplichtingen, nieuwe lokale regelgeving, nieuwe merchandisingactiviteiten en artiesten van tientallen nationaliteiten betrokken zijn.

Facturen, het belangrijkste gespreksonderwerp met leveranciers

Zoals Philippe Lalumière, Vice President, Information Technology, Cirque du Soleil uitlegt: „Men onderschat de complexiteit van het beheer van een circus!”

Dit geldt met name voor de crediteurenadministratie van het bedrijf. Elk jaar komen er meer dan 70.000 facturen binnen bij Cirque du Soleil, zonder onderbreking, 24 uur per dag en 7 dagen per week. Ongeveer 40% van de vragen van leveranciers betreft de status van facturen. Maar het beantwoorden van deze vragen was allesbehalve eenvoudig. De specialisten van de crediteurenadministratie moesten in verschillende systemen zoeken, de factuurgeschiedenis raadplegen, de betalingsstatus achterhalen, de oorzaken van vertragingen vaststellen en handmatig antwoorden geven.

Dit werk was repetitief, tijdrovend en uitputtend. „Vanuit moreel oogpunt is het geen pretje om e-mails van leveranciers te ontvangen die soms wat onbeleefd zijn omdat ze vragen: ‘Wanneer worden we betaald?’, is moreel gezien geen pretje”, legt Philippe Lalumière uit.

Het juiste probleem vinden om op te lossen: AI in actie

Cirque du Soleil is al meer dan 25 jaar SAP-klant en weet perfect hoe het SAP-technologie kan inzetten om zijn bedrijfsvoering te beheren, maar ook om deze opnieuw uit te vinden.

Als pionier en koploper op het gebied van digitale transformatie werd Cirque du Soleil door SAP AppHaus benaderd om een vraag te beantwoorden: hoe zou de generatieve AI-technologie van SAP de bedrijfsprocessen kunnen verbeteren?

Het antwoord kwam voort uit gezamenlijke workshops waarbij SAP, het IT-team van Cirque du Soleil en de gebruikers van de verschillende afdelingen betrokken waren. De crediteurenadministratie kwam al snel naar voren als de belangrijkste prioriteit vanwege de gestroomlijnde structuur, het grote aantal transacties en het duidelijke automatiseringspotentieel. Deze keuze sloot aan bij de algemene ontwikkeling van het bedrijf: de automatisering van de crediteurenadministratie is een van de meest voorkomende toepassingen van AI, in alle sectoren.

Gesterkt door deze kans zijn Cirque du Soleil en SAP van het ontwerp naar de uitvoering gegaan en hebben ze een op AI gebaseerde oplossing ontwikkeld die de crediteurenadministratie heeft geautomatiseerd en de reactiesnelheid heeft verbeterd.

AI betreedt het toneel: van visie naar realiteit

De workshops leidden tot veel meer dan alleen een automatiseringsproject: ze brachten Genato voort, een meertalige AI-agent die nu nauw samenwerkt met het crediteurenadministratieteam.

Deze meertalige agent analyseert de inbox van de crediteurenadministratie, leidt daaruit de toon af, identificeert de urgentie, haalt factuurnummers uit berichten en bijlagen, maakt verbinding met de SAP-gegevens om de status van de facturen te achterhalen en stelt een antwoord op ter validatie door een medewerker. Als hij een factuur niet kan vinden of een verzoek niet kan oplossen, meldt hij het probleem.

„In het begin maakten we ons zorgen over de betrouwbaarheid van de antwoorden van de agent”, legt Philippe Lalumière uit. „Maar het team realiseerde zich al snel dat de door Genato verstrekte informatie zeer nauwkeurig was.”

Dankzij Genato en het team van de crediteurenadministratie profiteert Cirque du Soleil nu van een efficiëntere dienstverlening aan zijn uitgebreide wereldwijde netwerk van leveranciers.

Philippe Lalumière is echter categorisch: „AI is weliswaar een zeer krachtig hulpmiddel, maar het is geen tovenarij. Het integreren ervan in onze processen lost niet al onze problemen op. Dat vergt werk.”

Het effect was vrijwel onmiddellijk merkbaar

Dit werk omvatte het ontwerpen van geschikte connectoren en de integratie daarvan in de SAP- en crediteurenadministratiesystemen van het bedrijf via het SAP Business AI-platform. Deze enterprise AI-infrastructuur maakt het mogelijk om capaciteiten en technologieën (zoals SAP Business Data Cloud, oplossingen voor bedrijfstransformatiebeheer en SAP Business AI) samen te brengen, waardoor AI, data, procescontext en governance worden verenigd.

Klanten kunnen zo AI met een grote commerciële impact ontwerpen, integreren, implementeren en exploiteren, terwijl de duurzaamheid en winstgevendheid van de oplossing worden gewaarborgd.

Het effect was vrijwel onmiddellijk merkbaar. De generatieve AI begon prioriteit te geven aan dringende verzoeken van leveranciers, informatie uit facturen te halen, antwoorden op te stellen en communicatie automatisch te vertalen, wat leidde tot meetbare verbeteringen binnen de crediteurenadministratie.

De resultaten? Een verbetering van 97,92 % in de afhandeling van prioritaire verzoeken, een vermindering van 25 % van de achterstand bij leveranciersbestellingen en een verkorting van 25 % van de reactietijden op niet-dringende verzoeken!

Bovendien is de impact op de medewerkers aanzienlijk. Door het team te ontlasten van repetitief zoekwerk en de soms emotionele opvolging van leveranciers, is Genato veel meer geworden dan alleen een tool. „We gebruiken Genato nu als een onmisbaar werkinstrument.”