Een kwestie van vertrouwen, maar geen technologisch probleem. Een originele benadering van het onderwerp

Shadow AI ontstaat zodra dit vertrouwen verdwijnt, meent Erol Çakular, Director, Global Specialty Sales, Dell Technologies Benelux.  “Leg het uit en train mensen!”, adviseert hij.

“Shadow AI wordt niet ingegeven door kwaadwilligheid. Het doet zich vooral voor wanneer werknemers op zoek zijn naar oplossingen die werken en waar de officiële technologie tekortschiet!”

Ondertussen blijft Shadow AI zich ontwikkelen. Volgens Gartner neemt het gebruik van technologie door werknemers buiten de controle van IT-afdelingen sterk toe. In 2027 zal ongeveer 75% van de werknemers niet-goedgekeurde openbare GenAI-tools gebruiken, voorspelt het bureau. Dit brengt risico’s met zich mee voor organisaties…

De risico’s op het gebied van veiligheid, privacy en compliance zijn bekend. Ze zijn ook gemakkelijk te identificeren. “Het ongeoorloofd gebruik van AI-tools wordt niet ingegeven door kwaadwilligheid”, benadrukt Erol Çakular. “In een AI-gerichte organisatie is volwassen gebruik niet gebaseerd op controle, maar op vertrouwen!”

Shadow AI komt vooral voor wanneer werknemers op zoek zijn naar oplossingen die werken wanneer de officiële technologie tekortschiet.

Het draait allemaal om vertrouwen

Om vertrouwen te wekken, is het belangrijk dat werkgevers rekening houden met drie essentiële aspecten.

Ten eerste moeten ze zorgen voor transparantie en duidelijk bestuur. Medewerkers moeten weten welke regels er gelden, waarom die regels er zijn en hoe hun gegevens worden beschermd. Maar het gaat verder dan alleen regels, vervolgt Erol Çakular. “Ze moeten ook begrijpen hoe AI-systemen werken en welke beslissingen ze ondersteunen. Door openheid te betrachten over algoritmen, het gebruik van gegevens en de mogelijke risico’s, bevordert men het begrip en dus het vertrouw .” Het is duidelijk: onduidelijkheid over dit onderwerp is een vruchtbare voedingsbodem voor shadow AI.

Bovendien is praktische opleiding onontbeerlijk. AI maakt nu deel uit van het dagelijkse werk. Uit een eerdere studie van Acerta Consult blijkt dat een op de drie werkgevers nog geen AI-opleiding heeft gegeven en ook niet van plan is dat te doen. “Er is echter wel interesse op de werkvloer: 60 % van de Belgische werknemers staat open voor een opleiding over het gebruik van AI in hun werk.”

Een doeltreffende opleiding

De IT-afdeling moet dus voortdurend uitleggen hoe, wanneer en met welke tools werknemers AI veilig kunnen gebruiken. Dat vereist meer dan een theoretische uitleg of een standaard onlinecursus.

“Een doeltreffende opleiding geeft concrete voorbeelden, toont de gevolgen van misbruik en biedt de mogelijkheid om veilig te experimenteren”, verzekert Erol Çakular. “Alleen dan zullen werknemers de officiële tools verkiezen boven hun eigen oplossingen.”

Ten slotte is een uitstekende gebruikerservaring essentieel. Trage, onduidelijke of omslachtige AI-oplossingen kunnen nooit concurreren met gepersonaliseerde alternatieven. Organisaties moeten investeren in systemen die zowel krachtig als gebruiksvriendelijk zijn. “Denk aan duidelijke interfaces, een goede integratie met bestaande workflows en snelle toegang tot relevante gegevens. Een betrouwbaar, efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem is het beste middel tegen Shadow AI.”

Van een vertrouwensbreuk naar een sterke digitale organisatie

Kortom, een effectieve AI-strategie werkt alleen als medewerkers begrijpen hoe de technologie werkt, er vertrouwen in hebben en actief deelnemen aan het verantwoord gebruik ervan. “Elke organisatie is anders, maar het doel blijft hetzelfde”, nuanceert Erol Çakular. “Kort gezegd: profiteren van de voordelen van AI, zoals snelheid, creativiteit en efficiëntie, en tegelijkertijd de risico’s beheersen. Leidinggevenden moeten één ding erkennen: de grootste kwetsbaarheid in het tijdperk van AI is niet de technologie, maar het gebrek aan vertrouwen.”

Shadow AI ontstaat zodra dat vertrouwen verdwijnt. “Wie erin slaagt deze kloof te overbruggen door middel van transparantie, bescherming en een solide gebruikerservaring, bouwt een digitale organisatie die klaar is voor de toekomst”, concludeert Erol Çakular.