Versnelt aanbestedingsprocessen tot 30

Inetum biedt een AI-oplossing voor een snellere en objectievere analyse van aanbestedingen. De oplossing, ontwikkeld in België, wordt momenteel getest bij Est Ensemble, een lokale overheid in Groot-Parijs.

Aanbestedingen, de procedures waarmee bedrijven zich inschrijven om een dienst of product te leveren, zijn tegenwoordig erg tijdrovend voor ambtenaren. Elk dossier moet volledig, correct en op tijd klaar zijn. Inetum heeft een oplossing ontwikkeld die dit verificatiewerk vergemakkelijkt. De tool analyseert dossiers automatisch en geeft ambtenaren meer ruimte om weloverwogen beslissingen te nemen.

“We ontwikkelden deze tool oorspronkelijk voor een project in Frankrijk. Na gesprekken met Het Facilitair Bedrijf, dat Vlaamse overheidsdiensten ondersteunt, zagen we mogelijkheden om het product ook in België op de markt te brengen“, legt Steven Peirsman, Business Unit Leader Data & AI bij Inetum, uit. Daarom besloten we het concept verder te ontwikkelen en om te zetten in een concrete oplossing.

Drie intelligente functies om tijd te besparen

Op basis van het Azure OpenAI platform heeft Inetum een gebruiksklare tool ontwikkeld voor het beheer van aanbestedingen. Deze tool heeft drie functies die het aanbestedingsproces vereenvoudigen en versnellen: concreet besparen medewerkers ongeveer 30% tijd per dossier.

Eerst en vooral controleert de AI of een kandidaat aan alle voorwaarden voldoet en of de ingediende aanbestedingsdocumenten volledig zijn. De tool controleert automatisch of de nodige attesten, certificaten, verklaringen en verzekeringsdocumenten zijn verzameld en geldig zijn.

De tool beoordeelt vervolgens de inhoud van elk dossier op een objectieve en gestructureerde manier. Het vergelijkt de antwoorden van de kandidaten met de vereisten van het technisch en administratief dossier. Voor elke vereiste haalt de AI het juiste fragment van en kent het een score toe op een schaal van 1 tot 10.

De tool kan ook sollicitaties met elkaar vergelijken. Voor elke vereiste worden automatisch de verschillen tussen de kandidaten aangegeven. Zo krijgen werknemers sneller een overzicht van de sterke en zwakke punten van elke sollicitatie. Deze AI-oplossing vervangt de ambtenaren echter niet. Het biedt hen ondersteuning zodat ze hun tijd beter kunnen besteden aan substantiële taken met een grotere impact.

Est Ensemble test de tool in de praktijk

Est Ensemble, een Établissement Public Territorial du Grand Paris (EPTG) bestaande uit 9 gemeenten in het noordoosten van de regio Parijs, is de eerste klant die de tool van Inetum inzet. Sinds 2010 werken deze gemeenten samen aan projecten die de regio vooruit helpen: van stadsontwikkeling en milieubeheer tot huisvesting en economische groei. Est Ensemble was op zoek naar een manier om generatieve AI in te zetten bij aanbestedingen.

Met deze tool hoeven medewerkers zich niet langer te concentreren op repetitieve taken die veel tijd kosten maar weinig opleveren,” legt Thierry Moisson-Bonnevie, CIO, Est Ensemble uit. Elke aanvraag doorloopt nu dezelfde stappen, met dezelfde precisie, van begin tot eind. Dit garandeert een eerlijke en consistente beoordeling. Met de ondersteuning van Inetum maken we onze diensten sneller en tegelijkertijd toegankelijker.

Met dit project boeken we aanzienlijke vooruitgang op weg naar moderne en toegankelijke overheidsdiensten voor burgers, ambtenaren en partners,” besluit Steven Peirsman. “Ondertussen is de tool het onderwerp geweest van verschillende aanbestedingsprocedures en gesprekken met andere klanten. De feedback was zeer positief, vooral vanwege de efficiëntiewinst. En dit is nog maar het begin. Andere lokale overheden buiten Parijs kunnen ook van deze aanpak profiteren…“.