58 % van de vergadertijd wordt als nutteloos beschouwd!

Uit een onderzoek van Jabra blijkt dat de efficiëntie van vergaderingen steeds verder afneemt, omdat bedrijven moeite hebben om de basistechnologieën voor hybride samenwerking onder de knie te krijgen.

„Als uw medewerkers opzien tegen vergaderingen, ondervindt u daar nu al de gevolgen van”, zegt Holger Reisinger, Senior Vice President van de Jabra Enterprise Video Business Unit. „Dit is een duidelijk signaal: bedrijven moeten hun vergadercultuur herzien en daarbij gebruikmaken van technologieën waarmee iedereen zich duidelijk kan uitspreken.”

De kosten houden niet op bij de vergadering zelf. In zijn rapport (onderzoeksgroep: 2.300 kenniswerkers verspreid over zeven markten: het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten, Duitsland, Frankrijk, Zweden, Denemarken en India) onderzoekt Jabra de verborgen kosten van bedrijfsvergaderingen en onthult dat nutteloze vergaderingen, technische storingen en onduidelijke resultaten jaarlijks veel geld kosten aan productiviteitsverlies.

De impact reikt verder dan de vergadering zelf

„De werkelijke kosten van vergaderingen komen vaak pas na afloop aan het licht, omdat inefficiënties leiden tot herhaalde communicatie en extra werk dat veel verder reikt dan de oorspronkelijke duur van de vergadering”, vervolgt Holger Reisinger.

58 % van de tijd tijdens de werkweek wordt als nutteloos beschouwd, wat neerkomt op een maand verloren productiviteit per werknemer per jaar! Bijna zes op de tien vergaderingen vereisen aanvullende communicatie of extra werk om beslissingen en volgende stappen te verduidelijken.

De impact reikt veel verder dan de vergadering zelf en wordt nog versterkt door verloren tijd, dubbel werk en herhaalde afstemming tussen teams. Jabra spreekt van „vergaderschuld“, waarbij onopgeloste kwesties en inefficiënte samenwerking leiden tot voortdurend werk en voortdurende bijsturingen, lang nadat de vergadering is afgelopen.

Technologische uitdagingen blijven de hybride samenwerking belemmeren

Technologie blijft een belangrijke belemmering voor hybride samenwerking en beïnvloedt de kwaliteit van vergaderingen en de betrokkenheid.

Drie op de vier mensen ondervinden namelijk minstens één technisch probleem, zoals moeite om anderen duidelijk te horen of te zien, wat neerkomt op een verlies van bijna 11 minuten per hybride vergadering – ofwel tot wel drie werkdagen aan verloren productiviteit per werknemer per jaar.

Bijna de helft van de deelnemers op afstand voelt zich vergeten, onderbroken of buitengesloten tijdens hybride vergaderingen.

59 % van de vrouwen voelt zich buitengesloten bij nevengesprekken wanneer ze op afstand deelnemen.

Deze resultaten geven aan dat, hoewel de vergadercultuur een belangrijke rol speelt bij inclusie, ontoereikende technologie de bestaande moeilijkheden op het gebied van participatie en zichtbaarheid aanzienlijk kan vergroten.

De vergadermoeheid bereikt een kritiek punt

Vergadermoeheid blijft een hardnekkig probleem binnen organisaties, waarbij het toenemende aantal vergaderingen bijdraagt aan een afname van de betrokkenheid en concentratie.

Een alarmerend percentage van 87 % van de werknemers geeft aan enige terughoudendheid te voelen bij het vooruitzicht op vergaderingen.

Bovendien bereikt bijna de helft (42 %) van de werknemers zijn of haar energielimiet al na minder dan twee uur aan opeenvolgende vergaderingen, wat suggereert dat langere vergaderingen onproductief worden.

„Naarmate de cognitieve grenzen worden bereikt, neemt de kwaliteit van de deelname af, waardoor de kans toeneemt dat vergaderingen niet tot duidelijke resultaten leiden”, stelt Holger Reisinger.

AI kan vergaderingen verbeteren, maar kan slecht verlopende vergaderingen niet redden

Hoewel bedrijven hun toevlucht nemen tot op AI gebaseerde vergadertools om hun efficiëntie te verbeteren, is technologie alleen niet voldoende. Hoewel 75 % van de werknemers al eens AI-tools zoals transcripties en vergaderverslagen heeft geprobeerd, gebruikt minder dan een derde deze regelmatig. Slechte geluidskwaliteit, onduidelijke gesprekken en inconsistente vergaderervaringen beperken de effectiviteit van de door AI gegenereerde resultaten.

„AI kan een goed geleide vergadering verbeteren, maar kan een disfunctionele vergadering niet redden”, concludeert Holger Reisinger. „Als bedrijven het potentieel van AI in vergaderingen ten volle willen benutten, moeten ze bij de basis beginnen en ervoor zorgen dat deelnemers duidelijk te zien, te horen en te begrijpen zijn.”