Van gefragmenteerde rapporten naar realtime dashboards
Voor ODTH First Class Logistics is het essentieel dat de operationele prestaties en de financiële informatie op elkaar zijn afgestemd. Het Belgische logistieke MKB-bedrijf heeft geïnvesteerd in een gecentraliseerde data-infrastructuur op basis van SAP Business Data Cloud.
“We beschikten altijd al over waardevolle gegevens, maar die waren verspreid over verschillende systemen en werden te weinig benut“, legt Nicolas Heymans, CFO van ODTH First Class Logistics, uit. “Vandaag kunnen we die gegevens combineren en er echte inzichten uit halen.”
De uitdaging? Een nieuwe aanpak. ODTH, dat 140 medewerkers, vier vestigingen en meer dan 150.000 m² opslagruimte telt, begon als logistiek partner voor een beperkt aantal klanten. Het MKB-bedrijf groeide snel. Vandaag de dag heeft het meer dan zestig klanten in uiteenlopende sectoren.
De prestaties van elke vestiging beter beoordelen
Deze groei ging ook gepaard met een grotere complexiteit. Op financieel vlak werkte het bedrijf lange tijd met één enkel profitcenter waar alles werd gebundeld. Maar naarmate de organisatie groeide, wilde ODTH de prestaties van elke vestiging, elke activiteit en zelfs elke klant beter kunnen beoordelen.
De rapportage werd uitgevoerd wanneer iemand daar tijd voor had! Dit vergde veel handmatig werk… en werd dus niet altijd gedaan! Hierdoor kon de CEO de ontwikkeling van de activiteiten en de financiële resultaten niet dagelijks volgen.
Eén enkel dataplatform als basis
ODTH heeft geïnvesteerd in een gecentraliseerde data-infrastructuur met SAP Business Data Cloud. Binnen deze omgeving wordt SAP Datasphere gebruikt om de data uit verschillende systemen te modelleren en te harmoniseren, terwijl SAP Analytics Cloud zorgt voor de dashboards en de rapportage.
Volgens Koen Vanderwegen, Managing Partner bij Flexso, de implementatiepartner, speelde eenvoud een belangrijke rol in dit project. “Voor een kmo als ODTH is het belangrijk om het technologielandschap beheersbaar te houden. Door binnen één SAP-stack te blijven, vermijden we extra complexiteit en kunnen we sneller resultaten boeken.”
Projecttijdlijn: resultaten binnen drie maanden
Deze aanpak maakte inderdaad een relatief snelle implementatie mogelijk. De eerste fase werd in ongeveer drie maanden gerealiseerd. Hierdoor konden ze snel de toegevoegde waarde van het systeem aantonen, waarna het snel werd uitgebreid.
Volgens de CFO lag de uitdaging niet zozeer in de technologie zelf, maar in het databeheer: het vaststellen van normen en ervoor zorgen dat iedereen de cijfers op dezelfde manier interpreteert.
Dat bleek soms verrassend complex te zijn. “Laten we iets eenvoudigs nemen, zoals de dagomzet“, legt Nicolas Heymans uit. “Moeten we kalenderdagen of werkdagen tellen? Iedereen heeft zijn eigen logische redenen, maar we moeten één definitie kiezen. Pas als we het daarover eens zijn, kunnen we betrouwbare rapporten opstellen.”
Het resultaat: dagelijkse informatie
De nieuwe gegevenslaag maakt het mogelijk om dagelijks operationele en financiële gegevens te combineren. Het management krijgt zo veel sneller een overzicht van de prestaties per klant, activiteit of locatie. Dit betekent dat problemen of afwijkingen veel sneller kunnen worden opgespoord en aangepakt.
De supervisors in het magazijn hebben nu dagelijks inzicht in de volumes, de personeelsbezetting en de prestaties. Deze informatie is nuttig op alle niveaus, van prijsstelling tot planning.
Zo kan ODTH voortaan heel duidelijk inschatten hoeveel personeel er nodig is voor een klant of een activiteit. Dit maakt het gemakkelijker om processen te verbeteren of samen met klanten te bekijken hoe de efficiëntie kan worden geoptimaliseerd.
Bovendien vergemakkelijkt deze nieuwe aanpak het margemanagement. „We proberen de resultaten heel concreet te maken”, vervolgt Nicolas Heymans. „Bijvoorbeeld door te berekenen hoeveel euro per minuut een bepaalde activiteit opbrengt. Zo zien we meteen waar we de grootste impact kunnen hebben.”
Ten slotte maakt deze nieuwe aanpak grotendeels een einde aan discussies over cijfers. “Vroeger had iedereen zijn eigen rapporten en spreadsheets”, legt Bart Weymans, Chief Innovation Officer, uit. “De discussie ging dan vooral over de cijfers zelf. Vandaag beschikken we over één enkel model en praten we vooral over de te nemen beslissingen. Zo kunnen we sneller handelen, beter plannen en onze marges optimaliseren.”
