Après sa Printing Factory, bien connue, Ricoh Belgium étend son offre Digital Factory en ouvrant une Scanning Factory.
Douze systèmes de scanning, dont deux gros IBML ImageTrack. Avec cette capacité, la Scanning Factory de Ricoh est unique en Belgique. Elle opère déjà pour d’importants clients, dont l’assureur AXA (outsourcing complet avec reprise du personnel) et des opérateurs télécoms, mais sans toutefois exclure les PME, voire certaines professions libérales -comme des cabinets d’avocats, des études de notaires et des cabinets médicaux.
Le marché ? Potentiellement illimité, assure Eric Gryson, CEO, Ricoh Belgium / Luxembourg. «Le traitement des différents documents d’une organisation -tous secteurs confondus- est en effet un processus chronophage qui représente un coût toujours plus important. La question se résume à cette idée simple : continuer à faire ou faire faire, et donc externaliser partiellement ou totalement ? A nous de présenter les bons arguments -opérationnels et financiers, mais aussi sécuritaires. Nous sommes là pour améliorer la transparence des coûts opérationnels de nos clients et augmenter leur productivité en travaillant sur de nouveaux processus.»
L’ambition est d’aller plus loin que le scanning. Déjà, Ricoh propose des services d’archivage sur des périodes courtes, de six mois à un an -voire davantage avec des partenaires. Objectif : proposer toujours davantage de services à valeur ajoutée comme l’océrisation ou l’extraction et l’indexation des métadonnées. L’OCR, en particulier, rend un texte scanné lisible et interprétable par un ordinateur. Il en résulte un gain de temps important qui peut être mis à profit du service à la clientèle par exemple. Toute image peut être enrichie, ce qui va permettre de qualifier le document, faciliter son accès et s’assurer de sa traçabilité. Tout cela pour, in fine, améliorer les processus.
Aujourd’hui, une soixantaine de collaborateurs travaillent dans la Scanning Factory installée à Woluwé-Saint-Etienne (la Printing Factory, elle, est installée à Evere). Potentiellement, le centre, de 2.500 mètres carrés, peut en accueillir deux fois plus. Le bâtiment peut être adapté en fonction des desiderata du client. Il est certifié ISO9001 (qualité), ISO14001 (environnement), ISO27001 (sécurisation des informations); il est aussi SOX-compliant et ITIL-compliant; il est, enfin, certifié EFQM Recognition et Microsoft Gold Partner.
Ricoh met en avant trois atouts : sécurité, confidentialité et share service center. «La sécurité est d’abord physique : accès au bâtiment hautement contrôlé, accès aux espaces dédiés en fonction des attributions et responsabilités de chacun. Toutes les zones du bâtiment sont sécurisées et l’accès à chacune d’entre-elles n’est donnée qu’aux personnes autorisées, en fonction des attributions de chacun», explique Eric Gryson. Quant à l’aménagement intérieur, il révèle, à travers la décoration des deux salles de réunion, des thèmes chers à la philosophie de Ricoh : plongée dans les processus (Blue Ocean) et stratégie verte (Green Garden).
Cette nouvelle activité confirme encore un peu plus l’orientation du groupe japonais, qui se présente de plus en plus comme un prestataire de services puissant. En Belgique, plus particulièrement, la filiale pilotée par Eric Gryson a réussi cinq intégrations : Nashuatec, Infotec, Infoprint, Exbo et, plus récemment, UpFront, sans compter la reprise des activités printing d’AXA. C’est ainsi que, en huit ans, Ricoh est passée de 430 collaborateurs à 718 !
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