Office of the future, d’abord une vision

Avr 5, 2019 | Workplace | 0 commentaires

En présentant au Mont des Arts à Bruxelles, son Office of the Future, HP affiche une vision sachant que la technologie n’est qu’un support. Une perspective audacieuse.

«Et si, avant de parler d’Office of the future, nous commencions par repenser où, quand et comment les collaborateurs travaillent ?» La question de Dirk Slachmuylder, General Manager, HP Belux, exprime une proposition. «Le monde professionnel évolue constamment et l’environnement de travail doit s’adapter à la transformation digitale qui impacte nos métiers et crée de nouveaux besoins et d’autres attentes auprès des collaborateurs. A l’exception de certaines organisations, qui font figure de modèles, nous en sommes… loin !»

Aujourd’hui, plus de 60 % des employés belges exercent une profession «intellectuelle», ce qui a une incidence sur l’organisation de notre environnement de travail. Or, force est de constater que le lieu de travail ne répond pas -ou rarement- aux normes actuelles. Résultat, à peine 20% des collaborateurs, a chiffré HP, s’estiment réellement engagés. C’est peu, fort peu. Comment, dans ces conditions, retenir les talents ?

Cette réflexion est au coeur du projet Office of the Future, un pop-up installé début avril au Mont des Arts à Bruxelles. Dans un environnement hautement concurrentiel et en proie à des changements rapides et profonds, assure HP, le succès des entreprises dépend de plus en plus de leur capacité à mobiliser leurs collaborateurs, au travers d’un projet managérial vecteur de sens et d’engagement, à tous les étages de l’organisation. Est-ce le cas ? Nos bureaux parlent de nous et l’environnement de travail, expression visible de la culture d’une entreprise, a indéniablement un rôle à jouer. D’une certaine façon, l’environnement de travail met en scène la culture de l’entreprise.

Tout attendre de la technologie est un leurre

«En matière de changement de culture, les tentations des raccourcis sont grandes. Bien souvent, constate Dirk Slachmuylder, une fois l’ambition de l’entreprise clarifiée, on est impatient de voir son plan stratégique se traduire en réalité opérationnelle -le plus rapidement, bien sûr. Or, on ne change pas de manière d’être en un jour. Dans ce domaine, tout attendre de la technologie est un leurre.»

 

En 2020, 50% des employés seront des millennials. Ce groupe -et cela concerne de plus en plus l’ensemble des générations- a des attentes différentes en matière de travail et d’environnement de travail en raison notamment des nouvelles technologies et du mode d’organisation de notre société.

L’entreprise connaît de nos jours un changement fondamental : la transition du travail individuel au travail collaboratif. Et qui dit travail différent, dit espace différent : l’espace de travail prend une importance croissante, devenant un endroit incontournable capable de relier les personnes entre elles.

«Collaborer ne se pratique plus dans un lieu prévu à cet effet comme la salle de réunion par exemple, mais bien constamment et partout dans l’entreprise, enchaîne Koen Van Beneden, General Manager Personal Systems, HP Belux. L’environnement traditionnel, avec ses bureaux personnels et ses salles de réunion, est appelé à disparaitre. Et vite, je pense. La collaboration, on le vit au quotidien, est souvent spontanée et informelle. Et elle se génère partout, dans des salles dites de créativité, voire des zones virtuelles. Ce lieu de travail est également -en partie- à la maison, ce qui signifie qu’il est au moins aussi important de fournir aux collaborateurs un home office optimal. La technologie utilisée dans ce cadre est un facilitateur qui garantit un accès direct au bureau virtuel, où que vous soyez, même sur la route…»

Economie de partage

Collaborer, le mot est aujourd’hui sur toutes les lèvres. Ne dites plus salariés, collègues, employés. Nous sommes tous des collaborateurs, estime pour sa part Herman Konings, Trend Watcher. «Collaborer, c’est partager l’information efficacement grâce à des process simples et fluides; c’est aussi organiser le travail en groupe, en mode projet, grâce à des outils et, surtout, grâce à de nouvelles méthodes de travail. Au-delà d’un simple cadre productif, ces méthodes façonnent notre environnement, notre organisation et notre relation au travail. Nous sommes entrés, ne l’oubliez pas dans l’économie de partage, y compris au niveau du travail. Horizontalité, égalité, agilité, bien-être et transparence ! Libre à chacun de choisir son environnement de travail : en bureau fixe ou flex-office, coworking ou même en télétravail, tant qu’il se sent à l’aise. Autant de manières de travailler autrement qui favorisent créativité et engagement des équipes.»

De là, d’ailleurs, l’intérêt pour les méthodes agiles… mais, reconnaissons-le, sans vraiment pouvoir mettre le doigt sur ce qui est en fait partie ou non. Et ce pour la simple raison qu’au-delà du principe de développement itératif, comprendre la création d’un produit sur lequel on ajouterait des briques afin de l’améliorer, l’agilité demande de faire passer les individus et leurs interactions avant les processus et les outils, l’acceptation du changement plutôt que la conformité. Une sorte de libération des contraintes à l’innovation, au partage, bref, à l’amélioration de notre cadre travail par ses acteurs, pense Herman Konings.

Urgence

En 2020, 50% des employés seront des millennials. Ce groupe -et cela concerne de plus en plus l’ensemble des générations- a des attentes différentes en matière de travail et d’environnement de travail en raison notamment des nouvelles technologies et du mode d’organisation de notre société. Il faut en tenir compte, enchaîne Dirk Slachmuylder. «Dans le même ordre d’idée, nous avons un certain nombre de défis de société à relever, comme l’augmentation du nombre de burn-outs ou encore les problèmes de mobilité et de congestion qui s’intensifient chaque année. Cela augmente la charge de travail quotidienne et réduit la productivité. De là, l’importance de permettre aux organisations de pouvoir concevoir un environnement de travail dans lequel les collaborateurs peuvent exprimer leur plein potentiel, travailler plus efficacement ensemble et créer davantage de cohésion et d’engagement.»

 

Une vision et des valeurs… avant de parler techno. L’exemple de la RTBF

Le futur Media Square, soit le bâtiment qui abritera les studios et les journalistes de la RTBF boulevard Reyers à Bruxelles (pas moins de 38.000 m2 de constructions hors sol, 550 places de parking et une capacité à accueillir jusqu’à 1.500 personnes) sortira bientôt de terre. La réalisation s’inscrit dans un projet plus vaste, porté par la Région de Bruxelles-Capitale, intitulé Media Park, qui concerne un territoire de 20 hectares avec logements, espaces de détente ouverts au public…

«L’environnement de travail sera complètement différent, explique Cécile Gonfroid, Directeur Général Technologies, RTBF. Alors que nous disposons de 70% de postes de travail fixes, nous aurons demain 80% de postes nomades. Ce shift traduit en réalité un changement fondamental de notre approche de la création et, plus encore, de la collaboration.»

Si la RTBF mettra en oeuvre un ensemble de technologies HP, le projet a débuté par une réflexion fondamentale sur la mission de l’entreprise publique. «Nous avons souhaité que cette évolution s’appuie sur un socle de valeurs fortes, partagées, à la fois en phase avec notre mission de service public et l’air du temps. Initialement, une équipe multidisciplinaire s’est vue confier la tâche de mener une réflexion sur nos valeurs. Elle les a redéfinies en cinq mots simples et clairs, à cultiver au sein de la RTBF mais aussi vers nos publics : ‘audace’, ‘connexion’, ‘diversité’, ‘transparence’ et ‘respect’. Ces cinq mots affirment ce qui nous lie dans nos différents métiers et fonctions; ils expriment le sens que nous donnons à notre travail et à la notion de service public qui nous distingue des autres média et ils se traduisent dans nos attitudes et nos comportements. Ils racontent au quotidien qui nous sommes et les liens que nous voulons construire avec nos publics.»

Bref, tout débute par une vision. Après avoir défini ses valeurs, la RTBF s’est fait accompagner pour aborder le changement. Comme le note encore Cécile Gonfroid, il a fallu concrétiser des notions telles que l’agilité, même si des méthodes éprouvées existent, et la co-création. A l’entendre, la technologie n’est qu’un support, un ensemble d’outils pour pouvoir réaliser des fonctionnalités. «Avant d’adopter Cisco Jaber pour nos communications unifiées, par exemple, nous avons redéfini notre façon d’échanger et de collaborer. Il ne s’agissait pas d’imposer une technologie, mais de susciter l’adhésion. Cet exercice, nous le poursuivons avec HP.»

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