En matière de digitalisation, nous ne sommes pas égaux. Si certains pays sont plus avancés, les plus nantis sont aussi les plus réfractaires…

° Le Kyocera’s Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 fait état de curieux écarts entre pays, mais aussi en fonction de la taille des organisations. Faut-il comprendre que nous ne sommes pas égaux face aux défis de la digitalisation ?

Michael Powell, Expert Software Product Management, Kyocera Document Solutions Europe : «De fait, nous ne sommes pas égaux. Or, et c’est là le paradoxe, toutes les entreprises veulent économiser de l’argent et devenir plus efficaces. La différence tient le plus souvent aux ressources, mais pas seulement. La peur du changement bloque encore nombre d’entreprises, le plus souvent dans les pays les plus nantis.»

° A lire l’étude, 30 % des entreprises n’envisagent pas l’intégration d’un système de gestion de contenu en raison d’un manque de budget. Qu’est-ce que cet ordre de grandeur vous inspire ?

«Une peur irraisonnée. Pourtant, une fois que les objectifs ont été précisés et la technologie appropriée pour les atteindre sélectionnée, les résultats suivent. L’adoption de la technologie et la stratégie commerciale doivent toujours être coordonnées. C’est la clé.»

° L’intégration de solutions de gestion de contenu est un investissement, comment peut-elle contribuer à réduire les coûts pour les entreprises ?

«Un bon fournisseur de services mettra en évidence tous les avantages de la réduction des coûts. Et cela peut aller loin. Ainsi, la réduction des coûts de stockage du papier. Il n’y a pas de petites économies ! Les gains seront aussi indirects. Une bonne solution de gestion de contenu rendra les processus plus efficaces. Du coup, les bureaux seront utilisés différemment, de manière plus productive. A la clé, des gains. Croyez-moi, les entreprises feraient bien de prendre en compte tous ces coûts invisibles...»

° Est-ce vrai pour tous les services ? S’adaptent-ils aussi vite qu’ils le devraient ?

«Le domaine dans lequel nous pouvons généralement voir le retour sur investissement le plus rapide est celui où le volume de papier est élevé. En règle générale, cela concerne des départements juridiques, la logistique, les transports, les finances et les achats; tous utilisent généralement beaucoup de papier !»

Le paperless est encore loin

° Toujours selon l’étude, trois des six principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées sont liées au papier. Diriez-vous que l’avenir est paperless et que ces solutions sont la clé ?

«Je pense que des systèmes tels que les ECM (Entreprise Content Management) et DMS (Document Management Systems) ont un rôle très important à jouer, mais cela ne signifie pas pour autant la disparition du papier. On en aura toujours besoin… La prochaine étape pour les entreprises consiste à capturer des informations à partir du papier dans le système commercial. Ce n’est qu’alors que les solutions de gestion de contenu seront optimisées. Il n’empêche : le paperless est encore loin, car même les entreprises à la pointe de la technologie, telles que les opérateurs mobiles, ont des clients qui ne sont peut-être pas mûrs avec la technologie et qui préfèrent toujours le papier.»

° Pourquoi pensez-vous que les petites entreprises accusent un retard en matière d’automatisation ?

«Je vois deux raisons. D’abord, il s’agit d’une question de budget, même si la technologie cloud hébergée et les services similaires deviennent de plus en plus accessibles. Ensuite, et c’est probablement le facteur majeur, les entreprises ne sont souvent pas conscientes du problème qu’elles rencontrent. Elles ne savent pas qu’il existe des solutions susceptibles de simplifier leurs processus. C’est pourquoi il est important que les fournisseurs de services informent les entreprises de leurs possibilités.»

° Pas moins de 11% des entreprises ne considéraient pas l’automatisation comme un objectif stratégique dans un avenir proche. Comment analyser ce résultat : un manque d’éducation ou une forme de résistance au changement ?

«Je pense que le manque d’éducation est la raison principale. L’automatisation fait peur, elle peut être interprétée de différentes manières… Favorisons et encourageons les usages ! Ainsi, l’envoi de factures par courrier électronique, ce qui réduit les travaux manuels et les frais d’affranchissement. D’emblée, les gains deviennent concrets. Ne pensons pas système, mais usages !»

Résistance au changement

° Pensez-vous qu’une entreprise pourrait survivre dans l’économie moderne si elle ne s’adapte pas à ces nouvelles technologies ?

«Survivre, oui. Mais est-ce la finalité ? Les entreprises qui osent envisager de nouvelles options deviendront plus efficaces. Celles qui ne le feront pas survivront. Mais combien de temps ? Elles seront à la traîne par rapport à la concurrence… Il est absolument nécessaire de se tourner vers la technologie !»

° Quel est le plus grand défi pour la diffusion de cette technologie ?

«Au début, le défi majeur sera de faire face au manque de connaissances sur les systèmes et aux connaissances sur les processus internes des entreprises. L’essentiel est d’éduquer les entreprises et de démontrer comment elles peuvent tirer parti de cette technologie et de prouver qu’elle est accessible. Ensuite, une fois la solution acquise, il s’agira de vaincre la résistance au changement. Il est essentiel que les entreprises passent par un processus de gestion du changement approprié pour mettre en évidence les raisons pour lesquelles le système contribuera à la réalisation des objectifs stratégiques.»

° Selon l’étude, certains des pays ayant les économies les plus développées, telles que l’Allemagne et le Royaume-Uni, affichent les niveaux les plus bas d’automatisation et de numérisation. Comment expliquez-vous pareille situation ?

«Je pense qu’une partie du problème tient à la résistance au changement. Il y a beaucoup d’adoption précoce dans les grandes organisations des pays développés. Cependant, le reste du marché est à la traîne. De plus, les fournisseurs se concentrent souvent sur le haut de gamme du marché, oubliant également d’aider les petites et moyennes entreprises. Bref, on a une combinaison de résistance au changement, de manque de compréhension et de conviction que la technologie n’est pas accessible. A tort.»

Eliminer la complexité

° Quelles sont vos prévisions pour l’avenir en termes d’automatisation et de numérisation ?

«Nous verrons de nombreux utilisateurs précoces opter pour la technologie d’entreprise la plus récente, ce qui sera nécessaire pour rester compétitif. Il y aura de plus en plus de contrôles, ce qui entraînera une augmentation supplémentaire des informations commerciales, ce qui leur permettra de prendre de meilleures décisions.»

° Quel rôle Kyocera Document Solutions Europe va-t-il jouer dans cette transition ?

«Tout d’abord, nous visons à éliminer la complexité du sujet. Nous voulons que les utilisateurs comprennent que nos solutions leur sont accessibles. Bien entendu, nous souhaitons également souligner comment l’adoption de telles solutions peut apporter une réelle valeur ajoutée aux entreprises. Nous voulons montrer que c’est une solution simple qui peut avoir d’excellents résultats. Cela peut rendre les entreprises plus efficaces et nous voulons aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti des systèmes. Autrement dit, vous n’avez pas besoin d’être un expert pour utiliser ces solutions !»

Ce que le niveau de digitalisation dit de nous

Nous ne sommes pas égaux devant la digitalisation, notamment en gestion de contenu. C’est ce que montre le Kyocera’s Business Digitalisation in Europe Outlook 2019. L’étude a été menée auprès de 1 750 représentants d’entreprises, allant de pigistes indépendants à des professionnels d’entreprises internationales sur sept marchés européens.

La différence est d’abord géographique. Les entreprises néerlandaises affichent les taux de digitalisation les plus élevés, numérisant plus de la moitié de leurs documents (74 %). Elles sont suivies par les entreprises italiennes (69 %) et turques (66 %). D’autres économies avancées, telles que l’Espagne (64 %), le Royaume-Uni (61 %), la France (60 %) et l’Allemagne (47 %), sont à la traine dans le classement. Les organisations de ces pays sont désavantagées, leurs concurrents obtenant un avantage concurrentiel grâce à la rationalisation de leurs opérations.

L’étude a également révélé que le taux d’automatisation des processus opérationnels devrait augmenter dans les années à venir. En effet, neuf entreprises sur dix déclarent qu’elles envisageraient d’automatiser davantage de processus au cours des 12 prochains mois.

«Ces chiffres sur les niveaux d’automatisation et de numérisation montrent que même les économies que nous croyons développées comptent encore de nombreuses entreprises qui ont du pain sur la planche», estime Michael Powell, Expert Software Product Management, Kyocera Document Solutions Europe.

La différence est ensuite liée à la taille des organisations. Le taux auquel les entreprises automatisent la majorité de leurs tâches atteint jusqu’à 72% parmi les grandes entreprises de plus de 500 employés, contre seulement 41% parmi les petites entreprises et les indépendants.