Volvo Trucks Belgium a voté Exact!

Plus de 35.000 camions par an! Installée en Belgique depuis 1964, Volvo Europa Trucks à Gand est l’usine d’assemblage la plus importante de Volvo Trucks en Europe. Première usine de camions neutre en CO2 au monde, elle est aussi le seul producteur de poids lourds en Belgique et occupe de ce fait une position majeure dans l’industrie automobile du pays -les 33 points de vente et de service bénéficient d’un support administratif et comptable fourni par l’organisation centrale.

Depuis de nombreuses années, le logiciel de gestion proposé aux concessionnaires et aux ateliers autorisés de Volvo Trucks était exploité à distance sur un serveur situé à Göteborg. «Notre plateforme Dealer Management System a évolué, explique Marc Maes, Business Systems Manager, Volvo Trucks Belgium. Nous voulions profiter d’un support technique pendant tout notre temps de travail, ce qui n’était pas le cas. Il était temps de rajeunir tout ça!»

Les exigences de Volvo Trucks -soumises à deux fournisseurs potentiels- étaient claires. Le prétendant devait être familiarisé tant avec le monde de l’automobile qu’avec celui des PME; il devrait être en contact direct avec les partenaires commerciaux et techniques du constructeur; la solution comptable devait être mature et stable et, enfin, les investissements requis en infrastructure devaient être aussi réduits que possible.

«Exact Online correspondait à nos exigences. Qui plus est, nos collègues des Pays-Bas ne tarissaient pas d’éloges à son sujet où la solution tourne depuis un certain temps, enchaîne Marc Maes. Nous avons alors organisé deux groupes d’évaluation au sein desquels les concessionnaires, sélectionnés au nord et au sud du pays, allaient jauger le bien-fondé de notre choix…»

Le package a été jugé moderne, évolutif et modulaire. La comptabilité, la facturation et les autres modules, dont les statistiques et les rapports, ont fait l’unanimité, du nord au sud du pays. «De plus, une solution SaaS nous permettait d’éviter des investissements lourds en équipements et nous offrait un ROI rapide, complète Marc Maes. Cerise sur le gâteau: la convivialité. Un facteur d’une extrême importance lorsqu’on veut déployer une solution informatique dans de nombreuses PME. Et là, force est de reconnaître qu’Exact Software à fait fort, très fort!»

Aujourd’hui, Volvo Trucks Belgium et ses partenaires se voient simplement invités à payer un loyer mensuel d’utilisation du package, tout en profitant d’un support technique disponible aux moments choisis par le client. Quant au déploiement, il s’est fait en quatre étapes après l’installation d’un site pilote. «Quatre sessions d’apprentissage furent organisées pour chaque phase, plus une journée d’accompagnement sur place pour chaque département administratif impliqué.»

Notons également que l’interfaçage du logiciel comptable et de la plateforme Dealer Management System fut mené conjointement par les équipes d’Exact Software et de Volvo Trucks… dans le strict respect des termes et délais.

Malgré l’apparente complexité que pose une solution à implémenter en plusieurs endroits géographiques, le mode SaaS simplifie considérablement le déploiement -une connexion Internet suffit. Contractuellement, partant que le réseau est par nature dispersé géographiquement, Exact Software a conclu un contrat d’abonnement standard avec les différents partenaire du constructeur en tenant compte du nombre d’utilisateurs et, le cas échéant, des modules supplémentaires. Quant aux SLA opérationnels, il ont été conclus entre le service IT du client et Exact Software.

«Nous sommes convaincus d’avoir investi au mieux pour le bien de l’entreprise et pour celui de nos partenaires, conclut Marc Maes. La solution Exact Online est stable et prometteuse au niveau des évolutions que nous lui imposerons dans le futur. Le mode SaaS répond réellement à la notion de ‘all inclusive’ que nous cherchions. Aucun élément ne s’ajoute, aucune mauvaise surprise donc. Pour nos partenaires, qui sont généralement des PME, c’est primordial!»

«Notre équipe belge n’avait jamais travaillé pour le constructeur suédois, souligne Stefaan Missiaen, Business Unit Manager Local Market, Exact Software Belgium. Et même si la bonne expérience avec nos collègues hollandais plaidait en notre faveur, il a fallu prouver notre maîtrise du sujet. Volvo Trucks Belgium avait placé la barre très haut au niveau du reporting vers les concessionnaires et de l’intégration de notre solution dans son système de gestion de réseau commercial et technique. On a relevé le défi!»

L’équipe belge d’Exact Software ne se borne pas à l’installation de solutions logicielles. Elle fournit également des services de conseil et d’accompagnement dont les clients sont friands dans la mesure où ils cherchent, pour la plupart, à acheter «the best value».

Dans ce cas, la valeur ajoutée d’Exact Software consistait, entre autres, à créer un dossier complet de «templates» de base à l’intention des concessionnaires et à mettre en œuvre un programme d’accompagnement au démarrage. Vu le «sans faute», la solution sera complètement opérationnelle chez tous les partenaires Volvo Trucks d’ici à septembre 2010.