Priorité aux processus!

Dématérialisation, reconnaissance de caractères et stockage. Point. Selon Filip Evenepoel, Practice Director Enterprise Content Management, Trasys, c’est encore, et trop souvent, l’idée qu’on se fait de l’archivage électronique. Ce qui veut dire que, dans la plupart des cas, le projet est réduit à sa dimension technologique.

«Intéressez-vous davantage à la valeur des documents archivés, aux gains de productivité, aux gains de qualité de service, également aux nouveaux modes de fonctionnement qu’il sera possible d’introduire dans l’organisation!»

A bien des égards, le document est le révélateur de nos mauvaises pratiques organisationnelles. «En cause, le plus souvent, une problématique mal posée; on se focalise sur un élément de la conséquence et non de la cause, enchaîne Filip Evenepoel. On sous-estime la stratégie. Ce qui aboutit à proposer une ‘bonne’ réponse technologique à une ‘mauvaise’ question stratégique... Revenez aux fondamentaux! Et donc au business case. Vous pouvez fort bien venir à l’archivage électronique indirectement, via une démarche de conformité par exemple. Quoiqu’il en soit, inscrivez le projet dans une quête de valeur; identifiez cette valeur et évaluez-la... régulièrement !»

Premier conseil: penser stratégie d’entreprise avant de penser tactique opérationnelle; dégager et renforcer des processus de création de valeur par ce même système. «Pourquoi archiver? Dans quel but: vider les caves, travailler à distance, accroître la productivité? C’est le business case qui fait la valeur du projet! Ce qui veut dire encore qu’ici ce sera rentable, très rentable même... et là, dans cet autre cas de figure, inutile.»

Priorité aux processus. Certains processus sont assez génériques, comme la distribution du courrier, le traitement et la validation des factures, ou ceux liés aux documents HR. D’autres le sont moins, dépendant fortement du secteur d’activité ; il faudra les modéliser. «La difficulté est de déterminer la valeur des données à travers le temps, estime encore Filip Evenepoel. Pour la justice, un simple e-mail peut avoir plus d’importance qu’un contrat dûment signé. A condition de le retrouver. De là un important travail de classification et d’indexation des informations.»

Une fois les besoins recensés, il faut les formaliser dans un cahier des charges. L'accent doit être porté sur les aspects fonctionnels et non techniques; les considérations techniques viendront ensuite répondre aux besoins fonctionnels exprimés.

«Mesurez ce que vous comptez améliorer. Mesurez avant et après. En fait, mesurez constamment. Ce faisant, vous inscrirez votre projet dans la continuité», conseille encore Filip Evenepoel. Par conséquent, privilégiez les quick wins. Recherchez des résultats rapides, quantifiables, vérifiables. Ce qui, au besoin, permettra de rectifier le tir plus facilement. Mais aussi d’associer les utilisateurs aux succès. Enfin, réfléchissez bien avant de vous lancer. Dites-vous que revenir en arrière n’est jamais aisé; en archivage encore moins!»