Pourquoi lancer un projet de Managed Print Services?

Les «drivers» sont toujours les mêmes, constate Ricoh. Le premier, en termes d’importance, est de réduire les coûts. Ensuite, accroître la productivité. Puis améliorer les processus.

Légère différence chez HP: optimisation de l’infrastructure, amélioration des flux d’information… et gestion de l’environnement. Pas d’ordre de priorité, en revanche; chaque projet est différent.

Selon Xerox, la chasse aux coûts, par une rationalisation des infrastructures, serait devenue prioritaire. «Ce qui ne veut pas nécessairement dire la chasse aux coûts cachés, lesquels restent sous-estimés, parfois même ignorés, nuance Marc David, Office Director. D’une manière générale, les organisations sont conscientes qu’il leur faut améliorer le contrôle, non seulement du parc, mais aussi des usages.»

Bien menée au niveau de l’impression, de la reproduction, de la télécopie et de la numérisation, la chasse aux coûts peut révéler des faiblesses au niveau de certains processus de l’entreprise, confirme Sharp. A la clé, des diminutions de coûts avoisinnant les 30%. Wilbert Hendriks, Manager Product Marketing
Document Systems: «Je constate aussi que nombre d’entreprises cherchent à se recentrer sur leur coeur de métier, ce qui les motive à externaliser la gestion des impressions et des documents. C’est un ‘driver’ plus important qu’on ne l’imagine...»

Certains événements peuvent aussi déclencher une réflexion de fond, estime Pascal Hias, Services Manager, Managed Enterprise Solutions, HP. «Un déménagement, en particulier, est l’occasion de reconsidérer l’infrastructure, et plus encore ses processus. Ne sous-estimons pas davantage l’impact des nouvelles réglementations, notamment sur l’archivage électronique; la digitalisation peut dès lors apparaître sous un nouveau jour, une opportunité à saisir. Mais, dans tous les cas, on en revient toujours aux coûts…»

«Les analystes s’accordent à reconnaître que l’infrastructure représente à peine 10% du coût total, alors que créer et rechercher les documents représentent respectivement 40 et 20%, note Tom Dehouck, Manager Managed Document- & Outsourcing Services, Ricoh. Il faut donc voir plus loin que les impressions, considérer les documents, les workflows qui les concernent.»

Pas facile. D’ailleurs, c’est lent, très lent, regrette Pierre Collette, Marketing & Communications Manager, Xerox. Début des années 2000, les analystes pensaient que les MFP allaient remplacer 80% des imprimantes. Faux! «Si on vend toujours plus de MFP, on constate par ailleurs qu’il y a toujours autant d’imprimantes traditionnelles en place! Principale cause: une méconnaissance du parc. C’est, encore et toujours, la grande nébuleuse…»

Méconnaissance parce que mauvaise gestion. En cause, bien souvent, le peu d’intérêt pour ces tâches peu valorisantes du point de vue de l’ICT. «D’un autre côté, il y a un réel problème de disponibilité, observe Hendrik De Hertogh, Sales Manager, Kyocera Mita. Avec, on l’a vu dans certaines organisations, jusqu’à quatre vingt modèles de machines issus d’une quinzaine de constructeurs, on frôle le chaos. Pas facile d’y voir clair et de rationaliser. De là, la tentation de laisser-faire, en reconduisant les contrats avec les différents fournisseurs…»

Cette réflexion amène aux freins. La complexité initiale d’un projet de MPS rebute nombre d’entreprises. En même temps, ces dernières en attendent beaucoup. Par exemple, uniformiser les contrats pour n’avoir qu’une seule date d’échéance, ceci afin d’avoir plus de poids lors de la discussion de la reconduction, fait-on encore remarquer chez Kyocera Mita.

«On bute encore et toujours sur les rivalités entre informatique et services généraux, regrette Didier Bertho, Managed Services Director, Econocom Group. Quand c’est le cas, on aura du mal à mobiliser l’entreprise, simplement parce qu’il n’y aura pas de perception des coûts. On subodore que ça coûte, par contre on manque d’éléments tangibles pour évaluer l’importance des dépenses. Enfin, il y a les ‘acquis sociaux’ du genre ‘j’ai toujours eu mon imprimante personnelle, pourquoi devrais-je m’en passer?’»

Résultat, des difficultés à initier le projet -par où commencer? Aussi, dans un premier temps, l’objectif va se limiter à réduire le parc, à le consolider, observe-t-on chez Xerox. «Aujourd’hui, seuls des spécialistes peuvent réellement implémenter des processus de MPS en les intégrant à ceux de l’entreprise. Cette complexité, qui peut apparaître comme un frein, est aussi un ‘driver’», assure Hendrik De Hertogh (Kyocera Mita).

Moteurs… freins… Koen Booghmans, Business Development Manager Frontend Solutions, RealDolmen, conseille de s’en tenir à la finalité: «La réduction des coûts étant la première motivation, acceptons le principe qu’il s’agit d’un objectif difficile à atteindre, qui ne se résume pas à la diminution d’un coût par page calculé, et donc facturé d’une façon ou d’une autre. Bien souvent, un SPOC bien structuré mène à une diminution de la charge financière du matériel, mais aussi des consommables et des services. L’optimisation fonctionnelle est un autre aspect à ne pas négliger. Elle exige une parfaite intégration de la gestion des documents incluant la numérisation, les télécopies et l’utilisation de la couleur. Et n’oublions pas l’exploitation technique de la solution qui doit prévenir les pannes, les tracer et les résoudre. De toute évidence, c’est un audit préalable qui mettra à jour les différents aspects d’un projet MPS.»