Pensez organisation, la technique suivra!

Archiver, donc. Mais pour que faire? Pour répondre à quels besoins? De toute évidence, il ne faut pas confondre sauvegarde, archivage et archivage à valeur probante. «Voilà bien un domaine d’activité sous-estimé, regrette Jacques Wieczorek, Practice Manager Public & Health Care, NRB. On confond encore sauvegardes et archivage. Peu d’organisations ont conscience de sa dimension, de ses enjeux. On parle à tort et à travers d’archivage électronique, d’archivage légal ou à valeur probante alors que le secteur n’est pas réglementé et que l’on se base encore et toujours sur les articles 1317 et 1322 du Code civil. En oubliant, aussi, que, au vu de la loi, le juge a encore le dernier mot sur base du faisceau de preuves...»

Archiver de façon électronique doit répondre à des besoins clairement identifiés qui se doivent d’être réalisables tant au regard de la législation et de la réglementation, que des pratiques internes à l’organisation ou encore de sa capacité à s’intégrer au système d’information existant. «Dématérialiser l’information n’est pas une fin en soi, précise d’emblée Didier Van Speybroeck CEO, Silicon Group. Il s’agit d’une réponse à des besoins clairement identifiés qui se doivent d’être réalisables, tant en regard de la législation et de la réglementation, que des pratiques internes à l’organisation ou, encore, de sa capacité à s’intégrer au système d’information en place.»

Yannis Nakos, Président, Document@work, renforce l’idée en rappelant que l'objectif principal de l'archivage n'est pas de tout conserver, mais de retrouver, restituer et, éventuellement, pouvoir prouver. «Tout comme la dématérialisation, l’archivage doit s'intégrer au système d'information, quitte à devoir le modifier, entre autres, afin de prendre en compte certaines contraintes.
Aussi, la prise de décision du lancement d'un tel projet nécessite des éléments d'information éclairant les enjeux, les risques mais aussi les coûts et le retour sur investissement escompté.»

Les solutions techniques à mettre en oeuvre dépendent d'un grand nombre de facteurs technologiques, fonctionnels ou opérationnels inhérents au contexte de travail. Trouver une solution répondant à la fois aux attentes actuelles tout en considérant les évolutions envisageables est une démarche nécessaire. «On s’est trop longtemps contenté d’acheter de la capacité disque, sans penser au cycle de vie des données, constate, Jacques Wieczorek (NRB). L’archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l’obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu’à la nécessité d’identifier et de décrire les documents et les données numériques. Pour l’entreprise, il s’agit d’anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût. Il faut garantir la pérennité. Un vrai challenge!»

C’est un projet multidimensionnel et polymorphe: juridique, organisationnel et informatique. Il est aussi hybride dans le sens où il faut tenir compte de données structurées, non-structurées et multi-canaux. Pour André Rooms, co-fondateur de Merak, une démarche d’archivage ne s’improvise pas, mais s’étudie, se prépare et s’organise. «Il faut impliquer les métiers, les services producteurs et pas seulement l’informatique. Et engager une conduite du changement.»

De fait, si la mise en œuvre d'une plateforme d'archivage électronique n'entraîne pas forcément des investissements matériels et logiciels importants, elle requiert en revanche une prise de conscience du problème posé par la pérennisation des informations numériques, une mise à niveau de compétences variées et complémentaires. «C’est un projet transverse, confirme Didier Van Speybroeck (Silicon Group), impliquant services d'archives, services informatiques, services métiers, services qualité ou méthode...»

Global. Et souvent complexe. Dans le secteur de la santé, illustre Jacques Wieczorek (NRB), il faut tenir compte de la déontologie, du droit médical et de l’appareil législatif européen. «Quid, par exemple, du principe de tiers de confiance. Peut-il être assuré au sein de l’organisation de santé ou par elle? Jusqu’ici, ce sont des questions sans réponses. On avance pas à pas...»

Le principal écueil à éviter est de tomber dans la précipitation et de confondre stockage et archivage! Des pratiques de stockage qui pour être immédiates, en revanche n’apportent en aucun cas de garantie. «La mise en œuvre de l’archivage électronique nécessite le respect d’un minimum de règles, qui sont les mêmes règles que celles appliquées depuis longtemps pour les archives papier. Et là, l’expérience de Merak fait la différence», estime André Rooms.

La technique? Secondaire. C’est une erreur de penser que le point d’entrée usuel des projets d’archivage est la technique, comme s’il s’agissait juste d’une affaire d’outils ou comme si la dématérialisation était transparente pour les utilisateurs. En réalité, la dématérialisation va perturber et déstabiliser les utilisateurs, même formés à sa mise en oeuvre. «La suppression du support matériel est une rupture dans les pratiques, les habitudes et les processus, qui structurent l’organisation; une rupture, parfois aussi, dans les rapports entre individus, dans les structures formelles et informelles de pouvoir et d’autorité», insiste Yannis Nakos (Document@Work).

ll est primordial d’avoir identifié un certain nombre d’éléments (documents concernés, utilisateurs, processus métier, réglementation…). L’électronique doit répondre à des besoins de gestion, de gouvernance et de rationalisation de l’information. Ainsi la dématérialisation n’est pas la réponse à tous les problèmes de gestion de l’information et des archives que l’on peut appliquer de façon standardisée. Par ailleurs, il sera important d’impliquer l’ensemble des tiers potentiellement impliqués par le processus de dématérialisation envisagé.
Quant à l'archivage électronique il peut être vu comme une conséquence de la dématérialisation. «Chez NRB, nos services reposent sur le respect de deux normes majeures, qui encadrent parfaitement l’archivage, les ISO/IEC 15489 et ISO/IEC 30300, défend Jacques Wieczorek. Seul un haut degré de normalisation permet aux systèmes d’archivage d’être fiables, intègres, conformes et systématiques, quatre caractéristiques fondamentales.»

L’archivage électronique ne doit surtout pas être vécu comme une simple transformation de l’archivage traditionnel papier en électronique ni comme une contrainte. Il correspond en réalité à une nouvelle organisation du système d’information des organismes tant publics que privés et nécessite de prendre en compte l’ensemble du cycle de vie de la donnée. «Les entreprises ont beaucoup à y gagner, estime encore Didier Van Speybroeck (Silicon Group). Par-delà de l’information, il y a la connaissance, clé importante, sinon essentielle, permettant de faire face à une compétitivité de plus en plus forte quel que soit le domaine.»

Pas de «big bang», mais une approche mesurée, basée sur les résultats, conseille Jacques Wieczorek (NRB). «Dématérialiser l’information n’est pas une fin en soi. Il s’agit d’une réponse à des besoins clairement identifiés qui se doivent d’être réalisables, tant en regard de la législation et de la réglementation, que des pratiques internes à l’organisation ou encore de sa capacité à s’intégrer au système d’information existant.»

Ne pas négliger le Change Management. «On le sous-estime, et donc on ne le budgétise pas, regrette Yannis Nakos (Document@Work). C’est un projet business, hors de la sphère de l’IT!» Aussi, après avoir identifié l’ensemble des parties amenées à participer au projet ou impactées par le projet, il est absolument indispensable de bâtir une politique de gestion du changement afin d’impliquer le plus tôt possible l’ensemble des acteurs concernés. Il faut accompagner, il faut envoyer les bons signaux.

Et privilégier les utilisateurs, qui seront forcément en première ligne. S’assurer de leur adhésion, insiste encore Didier Van Speybroeck (Silicon Group): «l'appropriation de la solution par les utilisateurs est une condition indispensable au succès d'un déploiement.»