Une récente étude d’IDC, menée avec le soutien de Ricoh, révèle que les processus documentaires fonctionnent de manière bien moins structurée qu’on ne le pense généralement. L’enquête fait apparaître que trois entreprises sur quatre sont régulièrement affectées par de sérieux incidents causés par des processus documentaires défaillants. En définitive, il s’avère que les processus électroniques ne sont pas nécessairement plus efficaces que les flux de papier...
Mythe: moins de papier, plus d’efficacité
Un processus documentaire est régi et contrôlé par les informations saisies dans les documents, qu'elles soient fixées sur papier ou sous forme électronique. Entre 31 et 39% des processus documentaires reposent encore sur des documents papier. Il ressort de l’étude que les processus papier ne sont pas moins efficaces… C’est même parfois le contraire! «L'efficacité des processus dépend des flux de travail sous-jacents; le médium n'est pas nécessairement le problème», précise le rapport.
Mythe: le coût des processus défaillants est minime
La bonne nouvelle, c'est qu'une prise en main précoce de ces failles permet à l'entreprise d’éviter de substantielles pertes financières. Selon IDC, ce coût global des failles dans les processus (calculé selon le temps que consacrent le personnel et les dirigeants à superviser des tâches telles que l'évaluation et l'indispensable réélaboration des processus, mais aussi suivant les coûts d'opportunité associés aux clients perdus), équivaut à «au moins 10 fois» les frais engagés (tels que le paiement des accords financiers).
Mythe: les processus d’entreprise inefficaces sont un problème interne
Les processus documentaires inefficaces sont l'angle mort des entreprises. Au cours de ces cinq dernières années, ils ont été la cause directe de sérieux incidents dans trois organisations sur quatre. Les défaillances dans les processus documentaires ont de graves répercussions:
36% des entreprises qui ont participé à l'étude ne respectent pas les exigences en matière de conformité;
30% ont perdu des employés-clés;
25% ont perdu d'importants clients, partis chez la concurrence;
25% ont connu des failles de sécurité informatique;
20% ont eu recours à un audit important;
19% ont été confrontées à des crises au niveau des relations publiques.
36% des entreprises qui ont participé à l'étude ne respectent pas les exigences en matière de conformité;
30% ont perdu des employés-clés;
25% ont perdu d'importants clients, partis chez la concurrence;
25% ont connu des failles de sécurité informatique;
20% ont eu recours à un audit important;
19% ont été confrontées à des crises au niveau des relations publiques.
Mythe: les processus documentaires ne sont pas une priorité pour le top management
L'étude démontre en outre que les propositions avancées pour optimiser les processus documentaires échouent parfois parce qu'elles ne parviennent pas à se faire une place parmi les priorités des cadres dirigeants de l'entreprise. Cet obstacle est important, car ces processus concernent plusieurs équipes, départements et organisations. En général, le personnel moins élevé dans la hiérarchie n'a pas une responsabilité suffisamment étendue pour définir et mettre en œuvre les changements de fond nécessaires. Le rapport évoque le rôle des dirigeants: «Pour que les changements aient un véritable impact, il est indispensable que les cadres dirigeants s'y intéressent».
Faux services de paiement en ligne... Bitdefender prévoit une augmentation de ce type d’arnaques avant l'été
