Le Brabant flamand favorise l’intégration

Il s’est dit que les fonctionnaires de l’administration provinciale du Brabant flamand avaient la fâcheuse habitude de manquer leurs rendez-vous. Leurs système de courrier électronique et de gestion d’agendas n’étaient tout simplement pas intégrés. Les réunions n’étant pas confirmées par e-mail, certaines chaises restaient désespérément vides lors de discussions parfois importantes pour le citoyen…

Le Brabant flamand est la plus jeune province belge. Créée le 1er janvier 1995 après la scission de Bruxelles et des Brabants wallon et flamand, elle compte aujourd’hui 65 villes et communes, pour un million d’habitants. Quant à l’administration provinciale, une «entreprise» de 750 collaborateurs, elle se doit d’être aussi moderne que ses «clients», les citoyens. En 2002 déjà, une étude menée par Novatris indiquait que 69% des internautes consultaient les sites en version néerlandaise.

«Depuis sa création, notre administration a compris l’importance de la communication électronique, commente Karl Pottie, chef du département Systèmes Informatiques de la province de Brabant flamand. A l’époque, nous avions opté pour Eudora, une solution open source e-mail très populaire dans les administrations publiques. Par la suite, la gestion des calendriers de Teamware est venue compléter notre portefeuille applicatif. Malheureusement, il n’a pas été possible d’intégrer les deux outils…»

Nouveau site Web en 2008. Il était, dès lors, inconcevable de maintenir l’image de «jeune province» avec un système de communications électroniques ne correspondant plus aux besoins du moment. Et Karl Pottie de compléter: «Nous voulions également exploiter au mieux les possibilités offertes par les technologies de virtualisation et de stockage. Nous voulions offrir le meilleur service possible à la population et rendre nos fonctionnaires plus efficaces. L’heure de la modernisation de notre environnement logiciel avait donc sonné!» L’envoi de lettres d’information électroniques vint rapidement compléter la liste des exigences …

Plusieurs décisions ont alors été prises. D’abord, choisir la solution la plus appropriée en tenant compte des investissements déjà réalisés comme NetApp (2002) et VMware (2007). Ensuite, opter pour l’externalisation ou l’internalisation. Et, enfin, estimer les capacités propres à déployer les nouvelles solutions.

Karl Pottie: «Nous avons analysé les offres les plus courantes. Dont Lotus Notes: solution attrayante, mais montrant quelques faiblesses au niveau des possibilités d’intégration avec nos applications maisons et exigeant un apprentissage plus ardu. A l’opposé, nous avons été séduit par le look and feel d’Outlook 2007. Simple et conviviale, cette solution était également supportée par l’Institut Provincial de Formation et d’Education.» Il n’en fallait donc pas plus pour que, bientôt, le millier de collaborateurs de l’Administration puisse se familiariser avec l’environnement Microsoft.

Vint alors le moment d’opter pour une installation externalisée ou intra muros. La seconde option fut rapidement choisie. Avec, toutefois, une aide extérieure. Une forme de compromis en somme: importer des compétences extérieures tout en gardant la main sur l’infrastructure. «En Belgique, il y a majoritairement des intégrateurs orientés PME et d’autres spécialisés en grandes organisations. Mais nous sommes d’une taille moyenne et j’ai la faiblesse de penser que qui se ressemblent s’assemblent le mieux, déclare Karl Pottie. Simac nous a semblé correspondre le mieux à notre profil. Qui plus est, leur offre répondait parfaitement à notre cahier des charges.»

Précisons aussi que Simac avait la maîtrise sur les trois technologies impliquées: NetApp, VMware et Microsoft. Simac avait aussi favorablement impressionné les fonctionnaires de Leuven lors de leurs interventions dans l’installation passée de systèmes HP...

Le Brabant flamand a donc opté pour des serveurs Microsoft Exchange gérant le trafic des e-mails en combinaison avec Microsoft Office Outlook. Originalité du projet: l’installation des serveurs sur des machines virtuelles VMware et le stockage des données partagé entre des serveurs NetApp -«parce que la disponibilité du système est d’une importance capitale dans une administration», s’empresse de préciser le patron de l’IT brabançonne. «Vous n’imaginez pas la masse d’informations qu’il nous faut digérer, partager et diffuser chaque jour! Et comme la solution, la plus courante, d’installer le serveur Exchange sur un serveur Windows nous semblait complexifier l’environnement par ses nombreuses duplications, nous avons décidé de virtualiser. Notre option VMware - NetApp est parfaite pour une équipe IT réduite qui joue la carte de la sécurité et de la disponibilité.»

Mais lorsque les responsables informatiques choisissent une option, il reste toujours un doute. Celui de l’acceptation du nouveau système par les utilisateurs. Dans ce cas, il y avait notamment l’habitude bien encrée de l’utilisation de la gestion calendaire de TeamWare. «Nous avons demandé à Simac de personnaliser nos environnements Outlook et Exchange, argumente Karl Pottie. Aujourd’hui, nos fonctionnaires profitent des mêmes options standard que par le passé, comme, les possibilités de voir les agendas de leurs collègues ou d’y écrire. Nous avons également pu garder notre fonction d’introduction automatique des jours de fête et de fermeture des bureaux.»

Bref, un déploiement rondement mené par Simac et les équipes du Brabant flamand. Souvent, néanmoins, les exigences dépassent le simple remplacement d’une solution obsolète. On en veut toujours plus. Et Karl Pottie voulait pouvoir lancer des publipostages et de diffuser des lettres d’information de façon simple et sûre.

Outlook propose à cet effet plusieurs fonctionnalités avancées telle, par exemple, l’intégration d’éléments graphiques dans les e-mails. «Aujourd’hui, un département comme l’Environnement diffuse régulièrement des communications électroniques qui exploitent cette possibilité, complète Karl Pottie. Et nous ne nous arrêtons pas là. La téléphonie IP est au programme. Contacter un correspondant téléphoniquement par un seul clic de souris sera, à coup sûr, une avancée appréciée par nos collaborateurs, mais aussi, par nos concitoyens qui apprécieront notre réactivité accrue.»

Comme quoi, rapprocher l’informatique du cœur de métier passe souvent par l’intégration des solutions. Et, souvent même, sans employer de grands mots savants… La Province du Brabant flamand n’est-elle pas en train de déployer, sans vraiment le dire, une solution de Unified Communication?