«L’ECM suscite énormément d’intérêt… et de questions!» Phedra Clouner, présidente, document@work

Quelles tendances majeures avez-vous observé au cours du congrès Innovations@documentmanagement 2008 (*)?

«Un énorme intérêt pour le Record Management! Alors qu’il s’agit d’un domaine crucial -identifier les documents à valeur de preuve ou de trace, les capturer et les gérer jusqu'à leur péremption et leur destruction- nous avons constaté que nos visiteurs ne savent pas comment l’aborder. Pas de cadre légal, pas de textes de références, pas de ‘best practices’. Nous sommes en plein désert!»

Pourtant des normes existent…

«Deux modèles techniques coexistent. Le modèle européen MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) et le modèle OAIS (Open Archival Information System ou ISO 17421). Relevons encore d’autres textes qui, tous, se rattachent à l'un de ces deux grands modèles ou les combinent… Restent les questions purement opérationnelles. Comment mettre en pratique une solution de Record Management? Par où commencer. Et, d’abord, que représente le Record Management?»

Pourquoi tant d’interrogations?

«Nous sentons que les organisations piétinent… Déjà, à propos du terme ‘records’. Le sens de celui-ci varie selon les cultures d’entreprise ou d’administration: les dossiers vivants, les archives courantes et intermédiaires, les documents internes de référence… A priori, le Record Management prend en compte les exigences légales de conservation, la responsabilité et la traçabilité, les besoins d’information, l’efficacité des systèmes et des procédures. C’est beaucoup, c’est trop. Bref, nombre de nos visiteurs s’avouent perdus face au défi. Ils sont conscients de l’importance, voire l’urgence, à le relever, mais se sentent démunis…»

Quid de la place de l’information non-structurée?

«L’évolution de la place prise par l’information non-structurée est liée à la conjonction de différents facteurs, qui dessinent aujourd’hui un nouveau paradigme. C’est sûr, l’introduction des technologies du Web a rendu l’information disponible à un large public, tout en dominant la nécessité du contrôle de sa diffusion.»

«Cette tendance s’étend aujourd’hui avec le Web 2.0. Au cours du congrès, nous avons bien senti que les contours et la définition de ce nouveau concept restent encore incertains. Et c’est bien le volet qui s’organise autour, que l’on peut qualifier de ‘démocratisation du Net’, notamment par la prise en compte des communautés et réseaux sociaux et part la promotion de la contribution des internautes, qui suscite le plus d’interrogations… En somme, si l’on sent un énorme potentiel, les entreprises et organisations ne savent pas comment l’exploiter.»

(*) Le congrès Innovations@documentmanagement 2008, organisé par document@work, a réuni plus de 350 participants autour des thèmes de la gestion documentaire et du workflow. En présence d’orateurs issus des quatre coins de l’Europe, le congrès, qui s’est tenu le 25 septembre au Crowne Plaza à Bruxelles, a abordé les tendances technologiques de l’ECM et a mis l’accent sur les témoignages d’utilisateurs (cas pratiques).