Green, ça rapporte… sans nécessairement investir!

«C’est très facile d’économiser. Via différentes fonctions d’économie, la technologie le permet. Encore faut-il le vouloir…»

Tom Dehouck, Manager Managed Document- & Outsourcing Services, Ricoh


1,75 million de pages «économisées» par an. Un ordre de grandeur qui ne dit pas forcément grand chose, sauf si on le quantifie en monnaie sonnante et trébuchante: 8.750 EUR par an. A l’échelle du géant Bekaert, c’est une goutte d’eau. Mais en période d’austérité, ce montant peut permettre, par exemple, de lancer un projet de Document Management, qui générera à son tour d’autres formes d’économies. Les petites rivières font les grands fleuves…

«En privilégiant une approche résolument plus écologique, vous réaliserez des économies sans nécessairement investir, explique Tom Dehouck. Une fois ces gains réalisés, vous serez encouragé à lancer de nouveaux projets. Ce faisant, vous entrerez naturellement dans un cercle vertueux!»

Merci Mère Nature! Toujours chez Bekaert, le parc de systèmes d’impressions a été réduit de plus de moitié (55%); les coûts d’impressions ont baissé de 48%. Sans compter le bilan carbone: 31,5 tonnes gagnées par an, soit 13%. Sans compter, par ailleurs, les gains de productivité et d’efficacité.

Cet exemple est loin d’être un cas isolé. Imprimer coûte cher: les entreprises le savent, mais se voilent encore souvent la face. Si l’on s’en tient au bilan écologique, la consommation de papier représente en moyenne 80% de l'empreinte carbone émise sur la durée de vie d'une imprimante (5 ans) qui va effectuer environ 8.000 impressions par mois, nous apprend une étude indépendante d’origine française. L'énergie utilisée représente 8%, l'encre 6%; le reste est constitué par la fabrication, la distribution et la gestion de fin de vie des équipements.

On peut aisément réduire de 30% les dépenses liées aux copies et aux impressions, sans investissement supplémentaire, assure Tom Dehouck. «Commencez déjà par utiliser les fonctions d’économie aujourd’hui disponibles dans vos systèmes. Activez-les par défaut, conseille-t-il. Malheureusement, force est de constater que c’est rarement le cas…» Autre bonne pratique, le recto-verso: c’est simple et ça rapporte immédiatement. De même, limiter l´accès aux imprimantes couleur ou au format A3 à certaines catégories d’utilisateurs; pour accéder à l´imprimante, l´employé aura à saisir un code qui définit son profil utilisateur. «Pour réduire les impressions, on peut également généraliser l’usage du code à tous les travaux. C’est facile. Et, surtout, cela permet d’éviter de voir à côté du multifonction des paquets de pages imprimées qui n’ont pas été récupérées!»

Réduction des coûts et respect de l'environnement sont parfaitement compatibles, entend démontrer Ricoh à travers son audit Pay Per Page Green. Ce faisant, on gagne en termes de productivité et donc de coût tout en mesurant l'impact sur l'environnement via le volet énergie, encre et papier.

Le service Pay Per Page Green de Ricoh s'appuie sur des éléments concrets. A commencer par un audit qui va permettre de mesurer les émissions de CO2 et le TCO du parc. Sur base de l'existant, un scénario visant à réduire les coûts d'exploitation, les consommations de papier et d'énergie, ainsi que les émissions de CO2 sera établi. Tom Dehouck: «L’empreinte carbone diminuera à mesure que les coûts se réduisent: tous les aspects de l’environnement documentaire sont optimisés en un seul et même processus.»

Comment? En commençant par éliminer les équipements qui ne seraient pas nécessaires et en en remplaçant d’autres par des systèmes plus efficaces. Mais aussi par l'analyse fine des processus et par l'utilisation de la technologie pour rationaliser les pratiques en matière de workflow. En mettant en place, aussi, des logiciels capables de contrôler l'utilisation des équipements sur tout le réseau. Et, enfin, en motivant et en formant les utilisateurs à respecter les «best practices».

La démarche doit être continue. De fait, inciter et former ne suffit pas, encore faut-il contrôler, quitte à identifier et dénoncer les mauvais usages. «On s’est rendu compte que certaines fonctions censées permettre de réaliser des économies sont rapidement désactivées par les utilisateurs parce qu’elles ont été perçues comme autant de contraintes, poursuit Tom Dehouck. Il y a donc un décalage entre l’ambition du départ et la pratique. Aussi, la communication est fondamentale. Ne craignez pas de répéter les objectifs. Mettez en évidence de manière très visible des ordres de grandeur qui marqueront les esprits. Par exemple, précisez sur des affichettes apposées dans les ‘print corners’ combien de pages sont jetées par an!»

Le papier n’est pas tout. Selon Ricoh, il faut s’intéresser tout autant à l’énergie. L’Eco Mode, disponible sur tous les équipements Ricoh, permet de réduire la facture énergétique jusqu’à 86% lorsque l’appareil n’est pas utilisé. Eco Mode -qui s’active uniquement lorsque le périphérique est inactif- comporte trois paramétrages d’économie d’énergie ultra efficaces, qui n’interfèrent pas avec le rendement du multifonction. «Eteindre automatiquement les systèmes d’impression après 20 heures pour les rallumer à 8 heures, par exemple, a permis à un de nos clients de gagner 6% sur la facture énergétique. Encore une fois, c’est juste un setting. Pourquoi s’en priver?»

Il n’y a pas de petites économies. Certes, le papier coûte plus cher que l’énergie, mais il ne faut pas s’arrêter en aussi bon chemin, explique-t-on chez Ricoh. En interne, il a été a calculé que pour deux euros de gagnés sur le papier, on pouvait générer un euro en énergie…

De même, l’effort doit être permanent. En interne, toujours, Ricoh a constaté que l’usage du duplex était limité. A peine 10% des impressions. L’objectif a été fixé à 30%. Ce qui a permis d’économiser près de 300.000 pages par an. Par ailleurs, l’usage du code a permis de réduire les impressions inutiles: pas moins de 1.400 pages par an par utilisateur! «Certains s’étonneront de notre démarche. Après tout, ces économies ce sont autant de clics en moins, et donc un manque à gagner. Mathématiquement, c’est vrai. Mais nous estimons que nous avons plus à gagner en conseillant et en accompagnant nos clients. Nous préférons inscrire notre relation dans un esprit de partenariat. Et viser des projets plus ambitieux. En révisant certains processus et en concevant de nouveaux flux, nous pouvons réellement agir sur l’efficacité et la compétitivité des organisations.»

Audit et analyse portant sur les émissions de CO2 et le TCO des postes copies et impressions

° Définition d'un plan visant à réduire les émissions CO2 et le TCO de l’environnement documentaire tout en optimisant les processus

° Contrôle périodique des résultats en termes de réduction d'émissions de CO2 et de TCO

Principaux gains environnementaux
- Moins d’énergie utilisée
- Moins de dépenses énergétiques
- Moins d’émissions de CO2

Principaux gains opérationnels
- Optimisation des processus de gestion documentaire
- Augmentation du niveau de productivité
- Amélioration de la satisfaction des utilisateurs
- Rationalisation du parc de machines